W jaki sposób rozpatruje się oferty w przetargu?

W Polsce wiele transakcji zakupów, towarów lub usług musi być przeprowadzanych w drodze zamówienia publicznego, np. w formie przetargu. Prawo zamówień publicznych określa, które podmioty muszą realizować zakupy ogłaszając postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. Przygotowanie dokumentacji oraz złożenie oferty jest często procesem czasochłonnym i wymaga zaangażowania. Jednak wykonawcy przygotowują swoją ofertę i biorą udział w przetargu, gdyż wygrana oznacza zawarcie umowy a zamawiający jest gwarantem jej przeprowadzenia.

Kto ogłasza oferty w sprawie zamówienia publicznego? Gdzie znaleźć treść oferty o udzielenie zamówienia publicznego? Jakie dokumenty musi przygotować przedsiębiorca, aby wziąć udział w przetargu? Kiedy wymagane jest wniesienie wadium? Czy oferty oraz dokumenty i oświadczenia odnośnie zamówienia mogą być złożone w formie elektronicznej? Jak rozpatrywane są oferty złożone w przetargu? Czym jest i jak się powołuje członków komisji przetargowej? Kiedy może nastąpić odrzucenie oferty? Czy wykonawca może się odwołać w przypadku odrzucenia oferty? Czym się zajmuje krajowa izba odwoławcza? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć.

Etapy postępowania przetargowego na postawie art. 275 pkt 1 ustawy Pzp:

• wszczęcie postępowania, opublikowanie ogłoszenia o zamówieniu na zakupy towarów lub usługi,

• publikacja Specyfikacji Warunków Zamówienia,

• składanie i otwarcie ofert,

• ocena ofert i wykonawców przez zamawiającego,

• wybór najkorzystniejszej oferty,

• zakończenie postępowania.

Udział w przetargu

Zamawiający może ogłosić postępowanie w drodze przetargu nieograniczonego lub ograniczonego. Przetarg nieograniczony skierowany jest do wszystkich zainteresowanych wykonawców. W przetargu ograniczonym wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie ich do udziału w przetargu, następnie podmiot ogłaszający decyduje kogo dopuści do końcowego etapu procesu przetargowego.

Wykonawcy chcący wziąć udział w przetargu muszą zapoznać się z interesującą ich ofertą o udzielenie zamówienia publicznego. Następnie przygotować swoją ofertę, zgromadzić wymagane dokumenty (w tym oświadczenie o braku podstaw wykluczenia), wpłacić wadium na rzecz zamawiającego. Obowiązkiem zamawiającego jest podanie wszystkich szczegółów dotyczących zamówienia, które będą miały wpływ na wybór najlepszej oferty. Oferent nie może mieć wątpliwości co do wymagań zamawiającego, m.in. odnośnie złożenia wymaganych dokumentów. Ważna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia, która pozwala na przygotowanie oferty dla zamawiającego, jej złożenie w terminie podanym w ogłoszeniu. Po oszacowaniu kosztów realizacji zamówienia wykonawca może podać proponowaną cenę, którą zawiera w swojej ofercie.

Rozpatrywanie ofert przetargowych

Postępowanie przetargowe – w jego trakcie wyłania się odpowiedniego wykonawcę, którego zadaniem będzie świadczenie zamawiającemu przetarg swoich usług lub który dostarczy przedmioty zamówienia na warunkach najbardziej korzystnych.

Ocena ofert złożonych przez wykonawców prowadzona jest w trybie art. 223 – 226 Pzp. W trakcie badania oraz oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, przedmiotowych środków dowodowych czy też innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Wyjaśnienia powyższe nie mogą prowadzić do negocjacji w ramach złożonej oferty lub dokonywania zmian w treści oferty, z zastrzeżeniem możliwości poprawiania omyłek (np. pisarskich czy rachunkowych). Zamawiający jest zobowiązany do zbadania czy nie ma została zaoferowana rażąco niska cena.

Komisja przetargowa dokonuje oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert. Ponadto przedkłada kierownikowi zamawiającego propozycje wyboru najkorzystniejszej oferty oraz unieważnienia postępowania, o ile zachodzą ustawowe przesłanki do takiej czynności. Członkiem komisji przetargowej może być pracownik zamawiającego, jak i osoba działająca na podstawie: umowy zlecenia, innej umowy cywilnoprawnej, czy osoba posiadająca specjalistyczną wiedzę, przydatną w konkretnym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Ważne, aby członkowie byli obiektywni, bezstronni i rzeczowi. Przepisy regulują kiedy komisja musi być powołana.

Po upływie terminu otwarcia zamawiający może przystąpić do oceny złożonych ofert i wybiera najkorzystniejszą ofertę w terminie związania ofertą określonym w dokumentach zamówienia. Na podstawie art . 226 Pzp Zamawiający odrzuca ofertę, która została złożona przez wykonawcę podlegającego wykluczeniu lub niespełniającego warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą po upływie ww. terminu gdy poinformował wykonawcę, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, do wyrażenia pisemnej zgody na wybór jego oferty. Zamawiający dokonuje wyboru oferty na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia. Niezwłocznie po wyborze najlepszej oferty informuje wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty. Informacje te udostępniane są na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

Postępowanie przetargowe kończy się zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego albo unieważnieniem postępowania. Występują również inne tryby rozpatrywania ofert, w których zamawiający ma możliwość negocjacji z wykonawcą.

Wykonawca, którego oferta nie zostanie wybrana ma prawo do odwołania. W razie naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp złożenie odwołania przysługuje wykonawcy, (uczestnikowi konkursu oraz innemu podmiotowi), jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia lub nagrody w konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę. Odwołać można się w postępowaniach o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, jak i w postępowaniach o wartości mniejszej niż progi unijne. W takim przypadku należy je wnieść do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.

O czym należy pamiętać?

Określenie zasad przeprowadzania przetargów jest uregulowane przepisami zamówień publicznych. Dzięki temu na zamawiającym ciąży obowiązek przedstawienia reguł składania ofert udziału w przetargach. Odpowiednie przygotowanie oferty pozwoli wykonawcy zaoszczędzić czas oraz potrzeby wyjaśnień lub składania odwołania.