Dokumenty składane z ofertą w przetargu — które z nich można uzupełnić?

Nowe Prawo zamówień publicznych przewiduje obowiązek wezwania wykonawcy do uzupełnienia dokumentów przetargowych. Obowiązek ten został nałożony na zamawiającego na podstawie art. 56 ust. 3 dyrektywy 2014/24/UE oraz art. 76 ust. 4 dyrektywy 2014/25/UE.

W jakim wypadku zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów? Które dokumenty składane z ofertą w przetargu można uzupełnić? Zamówienia publiczne to temat obszerny i warty większej uwagi. Wyjaśniamy.

Czytaj także: Czym jest podpis kwalifikowany i jakie ma zastosowanie?

W jakich sytuacjach zamawiający wzywa wykonawcę do uzupełnienia dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego?

Na zamawiającego został nałożony obowiązek wezwania wykonawcy do uzupełnienia dokumentacji na podstawie art. 56 ust. 3 dyrektywy 2014/24/UE oraz art. 76 ust. 4 dyrektywy 2014/25/UE. Zgodnie z tymi przepisami, jeżeli informacje lub dokumentacja, składane przez wykonawcę, są niekompletne lub błędne albo gdy brakuje konkretnych dokumentów, zamawiający może (chyba, że przepisy krajowe stanowią inaczej) zażądać, aby wykonawca złożył, uzupełnił lub doprecyzował dokumentację we wskazanym terminie. Dokonanie wezwania powinno odbyć się przy pełnym poszanowaniu zasad przejrzystości i równego traktowania.

Na mocy ustawy Pzp, po uwzględnieniu regulacji dyrektyw UE zamawiający wzywa do uzupełnienia dokumentów jeśli wykonawca:

• nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust.1 ustawy Pzp, tj. Oświadczenie wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji ;

• nie złożył podmiotowych środków dowodowych;

• nie złożył dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw wykluczenia;

• nie złożył innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu;

• składane dokumenty są niekompletne lub zawierają błędy;

• składane dokumenty wymagają wyjaśnienia ich treści.

Zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia dokumentów w wyznaczonym terminie. Zbyt ogólne wezwanie do uzupełnienia dokumentacji, bez wskazania konkretnych problemów występujących w dokumentacji w ocenie zamawiającego, nie może pociągać za sobą negatywnych konsekwencji wobec wykonawcy. Jedynie precyzyjne wezwanie, w razie braku odpowiedzi, może być podstawą do wykluczenia z postępowania.

Wykonawca może przedłożyć też inne dokumenty czy oświadczenia niż wezwane. Może bowiem uznać, że inny niż żądany przez zamawiającego dokument czy oświadczenie, lepiej potwierdzi spełnienie warunku udziału w postępowaniu, i przedłożyć go zamiast żądanego.

Dokumenty, jakie wykonawca ma uzupełnić na wezwanie zamawiającego, muszą być aktualne na dzień ich złożenia. Wezwanie do złożenia oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 128 ust. 1 ustawy Pzp może być wykonane tylko raz. Ponowne wzywanie wykonawcy nie jest dopuszczalne. Nie ma natomiast przeszkód prawnych, ażeby wykonawca był wezwany ponownie do uzupełnienia w nowo wyznaczonym terminie innego dokumentu niż ten we wcześniejszym wezwaniu.

Obowiązek wezwania do uzupełnienia jest uchylony w przypadkach, gdy:

• wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie czy też poprawienie.

• zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

Które dokumenty składane z ofertą w przetargu można uzupełnić?

Do dokumentów, składanych wraz z ofertą , które podlegają uzupełnieniu zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych należą:

• oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust.1 ustawy Pzp o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji (także złożone na formularzu JEDZ);

• oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy;

• pełnomocnictwo i inne dokumenty potwierdzające umocowanie do działania;

• zobowiązanie podmiotu trzeciego do udostępnienia zasobów – jednak jedynie pod warunkiem, że ze złożonych dokumentów wynika, że wykonawca polega na zasobach podmiotu trzeciego. Jeżeli nie można tego wywnioskować z treści oferty wykonawca nie ma prawa w późniejszym terminie powoływać się na zasoby podmiotu trzeciego.

Ustawodawca nie wyznacza minimalnego terminu, jaki należy przewidzieć na uzupełnienie dokumentów. Tym samym, o jego długości decyduje zamawiający. Powinien on być jednak racjonalny i uwzględniać rodzaj braku oraz rodzaj dokumentu, jaki musi być uzupełniony.

Ustawodawca nie przewidział natomiast obowiązku dopuszczenia przez zamawiającego uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych. Decyzja w zakresie uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych należy do zamawiającego. Decyzja ta musi zostać podjęta w toku przygotowania postępowania. Jak bowiem stanowi art. 107 ust. 2 ustawy Pzp, jeżeli wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, o ile przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia.

Dokumenty potwierdzające zgodność przedmiotu oferty z wymogami zamawiającego mogą więc zostać uzupełnione, tylko jeżeli taka możliwość została przewidziana w postępowaniu przez zamawiającego. Są to np.:

• tabela z parametrami urządzenia (w zakresie oferowanych parametrów, zasadniczo nie dotyczy to wskazania oferowanego modelu, jeśli też jest wymagane);

• deklaracja zgodności;

• instrukcja obsługi urządzenia;

• dokumenty potwierdzające dopuszczenie przedmiotu oferty do obrotu, używania.

Po terminie składania ofert zamawiający nie może już zmienić wybranych zasad co do dopuszczalności uzupełnienia powyższych dokumentów.

Jakie dokumenty składane z ofertą nie podlegają uzupełnieniu?

Na mocy ustawy Pzp nie wszystkie dokumenty składane z ofertą podlegają uzupełnieniu. Nie można uzupełniać dokumentów wpływających na ocenę oferty lub nie podlegających uzupełnieniu według ustawy Pzp. Nie można więc uzupełnić:

• formularza oferty;

• dokumentów deklarujących co będzie przedmiotem oferty;

• kalkulacji lub kosztorysu, jeżeli było wymagane rozbicie ceny na poszczególne elementy;

• harmonogramu rzeczowo-finansowego (inaczej jest jednak w przypadku, gdy dokument ten w praktyce nie ma żadnego zastosowania w postępowaniu ani na etapie realizacji);

• dokumentów stanowiących wadium.

Link sponsorowany