Strategia udziału w przetargu

Zamówienia publiczne bardzo często nazywane są przetargami publicznymi. Według szacunków Komisji Europejskiej wydatki przeznaczone na zamówienia publiczne stanowią około 19% PKB całej Unii Europejskiej, co stanowi kwotę blisko 2,3 biliona euro rocznie. W Polsce, zamówienia publiczne stanowią co najmniej 10% produktu krajowego brutto, co daje imponującą sumę - eksperci szacują ją na około 200 miliardów złotych. Taką pokaźną sumę co rok wydają publiczni zamawiający na towary i usługi kupowane w systemie zamówienia publicznego. Kwoty te są łakomym kąskiem dla przedsiębiorców oraz osób samozatrudnionych, którzy mają możliwość udziału w postępowaniach przetargowych.

Jak przygotować się do składania ofert i wybrać odpowiednie postępowania przetargowe? Jak przeanalizować opis przedmiotu zamówienia, treść SWZ i warunki udziału w przetargu? Gdzie szukać informacji przetargach, w których firma może wziąć udział? Jak przygotować ofertę zgodnie z przepisami ustawy? Czym jest termin składania ofert? Jakie dokumenty musi przygotować potencjalny wykonawca? Co należy wiedzieć o wadium? Postaramy się odpowiedzieć na te pytania.

Przepisy dotyczące postępowań przetargowych - Prawo Zamówień Publicznych

PZP obejmuje zbiór przepisów, które regulują zasady udzielania zamówień publicznych przez podmioty sektora publicznego. Są to instytucje, które są finansowane z budżetu państwa lub jednostki samorządu terytorialnego oraz instytucje, które wykonują zadania publiczne zlecone im przez władze publiczne. Przetargi są stosowane w różnych dziedzinach, np. w przypadku robót budowlanych, w przemyśle, usługach, ochronie środowiska, kulturze, itp.

Celem tych przepisów jest zapewnienie przejrzystej i uczciwej konkurencji, gwarantują one, iż wydatki publiczne są dokonywane w sposób efektywny, a środki publiczne są wykorzystywane w sposób zgodny z przepisami. Do realizacji zamówienia może przystąpić osoba fizyczna lub prawna, która spełnia wymagania określone w ogłoszeniu o przetargu lub specyfikacji przetargowej realizacji zamówienia.

Prawo zamówień publicznych określa szczegółowe procedury postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych, między innymi ogłaszanie przetargów, kryteria wyboru wykonawcy oraz sposoby zawierania umów, środki ochrony prawnej, zasady kontroli udzielania zamówień publicznych dokumentów jakich może żądać od wykonawcy, itd.

Udział w przetargu

Droga od podjęcia decyzji o udziale w przetargu do złożenia oferty i wzięcia udziału w ogłoszeniu jest długa. W większości przypadków, aby wziąć udział w przetargu potencjalny wykonawca powinien:

• wyszukać interesujący przetarg dla swojej firmy;

• zapoznać się z dokumentacją przetargową;

• zbadać czy firma ma możliwości, aby wykonać zamówienie, spełnia warunki udziału w postępowaniu i nie podlega wykluczeniu;

• przygotować dokumentację do oferty i wymagane wadium (jest ono wymagane, aby być dopuszczonym do udziału w postępowaniu, wysokość wadium określają przepisy, do jego zapłaty zobowiązani są wszyscy uczestnicy przetargu);

• złożyć ofertę przetargową zawierającą wszystkie niezbędne materiały i dokumenty.

Należy zwracać uwagę na termin składania ofert, gdyż czasem jest tylko 7 dni na odpowiedź od dnia publikacji ogłoszenia przetargowego. Wykonawca może w razie wątpliwości zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ, aby w konsekwencji uniknąć uzupełniania dokumentów.

Identyfikacja klientów i konkurencji

W celu przygotowania dobrej oferty należy przeanalizować z kim firma będzie konkurować w postępowaniu przetargowym. Wykonawcy powinni znać konkurencję, aby skutecznie z nią rywalizować. Ważne i konieczne jest również, aby podmiot przed złożeniem wniosku przeanalizował potrzeby zamawiającego w celu znalezienia odpowiedniego rozwiązania. Znajomość zasad mających zastosowanie przy wyborze wykonawcy, którymi kieruje się zamawiający jest warunkiem koniecznym przed przystąpieniem do postępowania. Ważne jest również jakie są priorytety zamawiającego.

Wyszukiwanie interesujących ofert przetargowych

W celu złożenia oferty należy w pierwszej kolejności wyszukać interesujące przetargi publiczne. Ogłoszenia o postępowaniu przetargowym dostępne są w portalu UZP, dziennikach urzędowych, platformach zamawiających i profilach wykonawców. Ogłoszenia o zamówieniu są również dostępne na różnych platformach, które umożliwiają łatwy dostęp do wybranych ogłoszeń. Jedną z witryn, które oferują dostęp do aktualnej bazy przetargów oraz wyszukiwanie ich wg podanych przez wykonawcę kryteriów jest https://www.owg.pl/przetargi . Skorzystanie z takich usług i bazy to oszczędność czasu oraz pieniędzy i więcej czasu na przygotowanie dobrej oferty.

Jak przygotować konkurencyjną ofertę i wziąć udział w przetargach?

Oferta przetargowa powinna zawierać wszystkie te informacje oraz dokumenty, których wymaga zamawiający. Są one określone w załączonej do oferty Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). Jeżeli oferta nie będzie kompletna istnieje duża szansa, że zostanie odrzucona. Zamawiający wskazuje kryteria oceny ofert (w kolejności od najważniejszego do najmniej ważnego), warto się z nimi zapoznać. Potencjalny wykonawca może składać wnioski o wyjaśnienie SWZ. Zamawiający przedłuża termin składania ofert, w przypadku gdy wyjaśnienia lub zmiany treści SWZ są istotne dla sporządzenia wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo wymagają dłuższego czasu na zapoznanie się ze zmianą SWZ i przygotowanie wniosków.

Jeśli firma jednak przegra przetarg lub zostanie wykluczona z udziału w przetargu, zamawiający zwraca wadium.

Podsumowanie

Przygotowanie skutecznej oferty, umożliwiającej udział w zamówieniu publicznym, jest procesem czasochłonnym. Wymaga on znalezienia optymalnych rozwiązań, ustalenia warunków i przygotowania odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. Kluczowym krokiem jest analiza, czy firma jest w stanie spełnić wymagania zamawiającego. Jeśli tak, warto poświęcić czas na wypełnienie warunków określonych w ustawie oraz w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ), aby konkurować z innymi oferentami i dążyć do zawarcia umowy.

Tekst zawiera autopromocję.