Na co warto zwrócić uwagę, wybierając samochód dla firmy?

Niezależnie od tego, jak dużą działalność gospodarczą prowadzisz, kupno samochodu firmowego może okazać się korzystnym rozwiązaniem. Jeżeli twój zawód wymaga podróżowania i pokonywania dłuższych lub krótszych dystansów, aby spotkać się z klientami, warto zastanowić się, czy zakup auta firmowego nie byłby tu dobrym wyjściem.

Czytaj również: Wynajem długoterminowy Renault – kiedy warto i ile kosztuje?

O czym wypada wiedzieć przed zdecydowaniem się na taki zakup, jaki samochód najlepiej wybrać i czy stare auto może stać się samochodem firmowym? Podpowiadamy!

Co daje kupno samochodu na firmę?

Wachlarz korzyści, jaki płynie z posiadania auta firmowego, jest bardzo szeroki, od pewnego rodzaju prestiżu dla firmy, przez możliwość szybkiego dotarcia do klienta, po swobodny dojazd do pracy pracownika, na pomniejszaniu kosztów uzyskania przychodów (ogólnie ulgach podatkowych — o czym poniżej) kończąc.

Warto wziąć pod uwagę, że samochód dla firmy może sprawdzić się pod względem marketingowym (po umieszczeniu na nim loga firmy lub/i subtelnej reklamy) i przynosić w ten sposób dodatkowe korzyści.

Należy mieć świadomość, że ani ustawodawca, ani żadna instytucja finansowa (czy to w przypadku kredytu samochodowego, czy leasingu operacyjnego) nie narzuca obowiązku zakupu/leasingu nowego samochodu. Również w przypadku samochodu używanego nic nie stoi na przeszkodzie, aby go kupić i skutecznie wykorzystywać w firmie.

Jednak od tego, czy samochód firmowy będzie nowy, czy używany oraz w jaki sposób będzie wykorzystywany w firmie i eksploatowany, zależą możliwe do zastosowania limity i odliczenia, które to z kolei będą miały wpływ na opłacalność zakupu auta na firmę i późniejsze koszty prowadzenia działalności (odpisy amortyzacyjne, koszty eksploatacyjne, odliczenie podatku vat itp.).

Odrębnym tematem, którego nie poruszamy w tym artykule, są samochody nabywane przez firmy w związku z prowadzoną przez nie działalnością gospodarczą, np. firmy transportowe, które tworzą flotę samochodową na własne potrzeby.

Do jakiej kwoty można kupić auto na firmę?

Decydując się na zakup samochodu na firmę, za gotówkę, na kredyt, czy na leasing, należy dokładnie przeanalizować aspekty własnościowe (czy przedsiębiorca jest właścicielem środka transportu, czy też nie), możliwości finansowe oraz korzyści podatkowe, gdyż każda z form zakupu lub rodzaj leasingu przysparza pewne korzyści, jak i ograniczenia lub dodatkowe obowiązki (o czym poniżej).

Co do zasady nie ma żadnej górnej granicznej kwoty, którą firma może przeznaczyć na zakup pojazdu, oprócz jej zdolności (możliwości) finansowych.

Jednak ustawodawca w art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT ustalił limity wysokości odpisów amortyzacyjnych dla samochodów osobowych, które przedsiębiorca może wliczyć w koszty uzyskania przychodu, tj.:

• w przypadku samochodów elektrycznych – do 225 000 zł;

• w przypadku pozostałych samochodów osobowych z silnikami spalinowymi — do 150 000 zł.

Zatem od wartości samochodu przewyższającej kwotę limitu nie nalicza się odpisów amortyzacyjnych, tym samym nie zalicza do kosztów uzyskania przychodu.

Należy mieć świadomość, że zakupiony samochód na firmę w ewidencji środków trwałych (oprócz środków trwałych zakupionych w ramach leasingu operacyjnego, które pozostają własnością leasingodawcy) ujmowany jest w wartości początkowej (wartość z faktury plus koszty zakupu, np. transport, ubezpieczenie w drodze — jeśli wystąpią), a w koszty uzyskania przychodu — do wartości wyżej wymienionych limitów (co uważane jest za dużą wadę).

Samochód na firmę — trzy alternatywne formy finansowania inwestycji

Po przeanalizowaniu sytuacji finansowej i potrzeb firmy powinniśmy podjąć decyzję, czy zakup auta zrealizujemy za gotówkę, na kredyt (samochodowy czy gotówkowy) lub w ramach leasingu (operacyjnego lub finansowego), rozważając równocześnie zakup na fakturę (VAT lub VAT marża), umowę leasingu lub umowę sprzedaży, ponieważ wszystkie te możliwości pociągają za sobą określone obowiązki i korzyści podatkowe.

Pomijamy rozważania zakupu samochodu firmowego ze środków własnych przechowywanych na rachunku firmowym (jeśli firma chce lub musi je gromadzić), ponieważ pod względem preferencji podatkowych sytuacja przedstawia się analogicznie jak w przypadku kredytu.

Alternatywnym rozwiązaniem w przypadku braku "gotówki" jest kredyt samochodowy lub gotówkowy. Banki po przeanalizowaniu zdolności kredytowej (co wiąże się ze skomplikowanymi procedurami przyznawania i zabezpieczania kredytu) dają pełną swobodę w zakupie pojazdu - czy to nowego, czy używanego.

Kredyt samochodowy zazwyczaj udzielany jest na warunkach korzystniejszych niż gotówkowy, lecz zabezpieczony jest najczęściej zastawem rejestrowym na rzecz banku, a także ubezpieczeniem AC (od głównych ryzyk, np. od kradzieży, całkowitego zniszczenia) w całym okresie kredytowania z cesją praw z tej polisy na rzecz banku, co ogranicza możliwość sprzedania samochodu przed upływem końca umowy kredytowej.

Firmom, które nie posiadają ani wystarczających własnych środków pieniężnych, ani zdolności kredytowej, udostępnia się leasing operacyjny lub finansowy, jako formę finansowania zakupu samochodu firmowego.

Najbardziej popularny jest leasing operacyjny, którego cechą charakterystyczną jest to, że samochód pozostaje własnością leasingodawcy do czasu uiszczenia ostatniej raty leasingowej, po opłaceniu której leasingobiorca de facto decyduje o wykupie go na własność i o wprowadzeniu do majątku firmy lub nie (zgodnie z postanowieniami umowy leasingowej). Do tego czasu (w okresie od 2 do 5 lat — tyle może trwać leasing) firma użytkuje leasingowany pojazd, opłaca raty leasingowe oraz wszystkie inne wydatki związane z bieżącym użytkowaniem samochodu (w tym ubezpieczenie), zaliczając je w koszty uzyskania przychodu.

Leasing finansowy pod względem podatkowym różni się od operacyjnego tym, że od pierwszej raty samochód (podobnie jak przy kredycie) księgowany jest, jakby był wprowadzony do majątku firmy jako środek trwały, mimo że nadal do końca umowy leasingowej pozostaje własnością leasingodawcy.

Preferencje podatkowe związane z zakupem samochodu firmowego

Mówiąc o preferencjach podatkowych, należy mieć na myśli preferencje w podatku dochodowym PIT oraz podatku VAT, ponieważ różnice powstają już na postawie dokumentu, na podstawie którego dokonamy zakupu samochodu.

Najczęściej występującym dokumentem jest faktura VAT, którą udokumentujemy zakup auta nowego od dealerów samochodowych oraz innych przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, którzy zbywają samochód firmowy, dzięki czemu możliwe jest rozliczenie 23% podatku VAT.

Samochody używane, nabywane najczęściej od osób prywatnych, rozliczyć można na podstawie umowy sprzedaży, która nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Natomiast kwota brutto obciążona jest 2% podatkiem PCC (podatek od czynności cywilnoprawnych), który opłaca wyłącznie nabywca. Co istotne, przedsiębiorca może nabyć auto jako osoba prywatna, a w następnym kroku za pomocą oświadczenia wprowadzić je do majątku firmowego.

Kupując samochód używany z komisu, otrzymamy fakturę marża, gdzie co prawda właściciel komisu (pojazdu) opłaca VAT od marży (czyli różnicy między kwotą zakupu i sprzedaży), lecz na dokumencie widnieje tylko kwota brutto, którą nabywca w całości może ująć w kosztach.

Należy mieć świadomość, że kiedy przedsiębiorca zdecyduje się wprowadzić auto do ewidencji środków trwałych (tzn. do majątku firmy) o wartości powyżej 10 tys. zł (netto w przypadku VATowców, a brutto — nieVATowców) musi przeprowadzić jego amortyzację (metodą liniową — dla nowych środków transportów, a metodą ze stawką indywidualną — dla używanych) i dokonywać miesięcznych odpisów amortyzacyjnych powiększając tym samym koszty uzyskania przychodów.

W przypadku środka trwałego (samochodu) o wartości do 10 tys. zł, nabywca może zastosować jednorazową amortyzację w momencie wprowadzenia go do majątku firmy.

Bardzo istotny, z punktu widzenia ponoszonych kosztów na eksploatację, jest sposób używania auta firmowego, ponieważ przedsiębiorca, który wykorzystuje je wyłącznie do celów firmowych, będzie mógł rozliczyć 100% udokumentowanych (rzeczywiście poniesionych) kosztów. Natomiast jeśli będzie wykorzystywał auto w sposób mieszany (do celów firmowych i prywatnych), może ująć jedynie 75% tych wydatków.

Przedsiębiorca, który używa prywatnego samochodu do celów firmowych, który wykorzystuje w swojej działalności na podstawie oświadczenia, ale który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych, może uwzględnić jedynie 25% takich wydatków.

Ustawodawca przewidział możliwość rozliczania wydatków na eksploatację i bieżące użytkowania w podatku VAT. Jednak aby przedsiębiorca mógł uwzględnić pełną kwotę (100%) tego podatku, musi dopilnować kilku formalności:

1. zgłosić samochód w urzędzie skarbowym na druku VAT-26;

2. stworzyć regulamin użytkowania samochodu firmowego

3. prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT.

Ważne! Naruszenie choćby jednego z ww. punktów powoduje utratę prawa do 100% odliczenia podatku.

Analogicznie jak wyżej, jeśli samochód użytkowany jest do celów mieszanych, przysługuje przedsiębiorcy prawo odliczenia 50% podatku VAT od wydatków związanych z bieżącą eksploatacją i zakupem paliwa.