Krajowy System e-Faktur. Co warto o nim wiedzieć?

Wdrożenie KSeF, czyli Krajowego Systemu eFaktur, jest kolejnym po Jednolitym Pliku Kontrolnym ważnym etapem uszczelnienia polskiego systemu podatkowego, opartym o przepisy ustawy o VAT (art. 106na-106nd). Ministerstwo Finansów informuje o wielu korzyściach dla przedsiębiorców i to nie tylko podatkowych.

Zatem co to dokładnie oznacza, jak działa KSeF, oraz kogo dotyczy i w jakich terminach będzie obowiązkowy — wyjaśniamy krok po kroku.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest centralnym systemem komputerowym, który stworzony został do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, nadawania im unikalnych numerów, weryfikowania zgodności jednolitej struktury, a następnie odbieranie faktur ustrukturyzowanych oraz archiwizowania ich w centralnym miejscu.

Ważne, komercyjne systemy księgowania i fakturowania, które spełnią wymagania techniczne i wytyczne Ministerstwa Finansów, będą również dopuszczane do centralnego systemu KSeF, co umożliwi przesyłanie faktur sprzedaży i odbiór potwierdzenia nadania UPO, które system KSeF zawsze odsyła po weryfikacji.

Warto podkreślić, że Krajowy System e-Faktur jest bezpieczny, dostęp do niego mają (będą mieli) podatnicy z nadanymi pierwotnymi uprawnieniami oraz biura rachunkowe, które uzyskają uprawnienie do wystawiania faktur elektronicznych w KSeF w imieniu podatnika.

Faktura ustrukturyzowana w KSeF jest fakturą elektroniczną tworzoną w formacie xml, umożliwiającą odczytanie danych ze znaczników w ustrukturyzowany sposób, przede wszystkim datę sprzedaży i datę wystawienia, kwoty oraz informacje o kontrahentach. Taka metoda generowania faktur ma uprościć, ujednolić i zautomatyzować księgowania - tym samym skrócić czas wytworzenia faktury, obniżyć koszty obsługi księgowej, a nade wszystko ograniczyć ilość błędów i pomyłek przy księgowaniu oraz pominięcia dokumentów w całości.

Jak działa Krajowy System eFaktur?

Sposób działania KSeF został pośrednio opisany powyżej, jednak należy podkreślić, że aby podatnik mógł z niego korzystać, musi posiadać jedną z metod uwierzytelnienia (weryfikacji tożsamości):

• podpis zaufany,

• kwalifikowany podpis elektroniczny,

• kwalifikowaną pieczęć elektroniczną,

• wygenerowany przez Krajowy System e-Faktur token.

Podatnik, który do końca czerwca 2024 r. będzie chciał już przystąpić do platformy, będzie musiał uzyskać do niej dostęp. Po tym terminie (o czym niżej) dla każdego przedsiębiorcy z nadanym numerem NIP automatycznie zostanie stworzone konto w KSeF, do którego będzie mógł się zalogować za pomocą jednej z wymienionych metod weryfikowania.

Dopiero po prawidłowym zalogowaniu się na konto podatnik będzie mógł wysłać fakturę ustrukturyzowaną, którą system automatycznie zweryfikuje i nada unikatowy numer i jeśli nie wykryje błędów, nada potwierdzenie wystawcy. W następnym kroku KSeF doręczy ją Kupującemu, który również otrzyma potwierdzenie, ale tym razem odbioru.

Taki dokument system będzie archiwizował przez 10 lat, do którego w każdym momencie i miejscu będzie można szybko powrócić.

Wszystkie inne programy komercyjne muszą być z jednej strony zintegrowane z KSeF, szczególnie do wystawiania faktur sprzedaży, również korekt oraz odbioru faktur zakupu itd., a z drugiej uzyskać od klienta, każdego z osobna, uprawnienie do ww. czynności (pomocna jest aplikacja podatnika KSeF).

Kto musi korzystać z KSeF?

Jak podkreśla Ministerstwo Finansów, w pierwszej kolejności obowiązek przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur należeć będzie do czynnych podatników VAT, a w drugiej do nievatowców, czyli podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego z podatku VAT.

Osobną grupą są podatnicy posiadający polski identyfikator podatkowy NIP i są zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS (to znaczy, że podatnicy z poszczególnych państw członkowskich UE nie muszą być zarejestrowani do VAT w Polsce).

Kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Pierwsze informacje oraz platformę w wersji testowej udostępniono publicznie 07.10.2021 r., a od stycznia 2022 r. aż do końca czerwca 2024 r. oficjalnie zaproponowano przedsiębiorcom dobrowolne przystąpienie do platformy.

W tym okresie faktury elektroniczne ustrukturyzowane generowane w KSeF będą jedną z dopuszczonych, obok faktur elektronicznych i faktur papierowych, form dokumentowania sprzedaży.

Dodatkowo Polska, decyzją wykonawczą Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r., została upoważniona do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83).

W kwietniu 2022 r. ministerstwo udostępniło narzędzie do konfigurowania uprawnień i tokenów w aplikacji KSeF.

Obecnie, zgodnie z obowiązującą ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2023 r. poz.1598), termin obowiązkowego przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur KSeF wyznaczono na 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT, a dla podatników zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo z VAT na 1 stycznia 2025 r.

Korzyści płynące z KSeF dla przedsiębiorców

W okresie przejściowym, za przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur, rząd proponuje sporo korzyści i to nie tylko podatkowych.

Zapewnia przede wszystkim, że wystawianie faktur ustrukturyzowanych wpłynie na zwiększenie szybkości wymiany danych, a dzięki temu szybszą (w pełni automatyczną) weryfikację rozliczeń przez Krajową Administrację Skarbową. Na tej podstawie KAS zobowiązane zostało do zwrotu podatku VAT naliczonego w terminie podstawowym do 40 dni (60 dni poza KSeF).

Dodatkowo podmiot uprawniony do udostępniania faktur ustrukturyzowanych w KSeF będzie zwolniony z obowiązku przesyłania na żądanie US plików JPK_FA.

Wymierne korzyści, poza podatkowymi, to przede wszystkim oszczędności z jednej strony czasu, dzięki zautomatyzowanym procesom fakturowania i ograniczonej możliwości popełniania błędów oraz przesyłania danych w czasie rzeczywistym (odbiorca faktury otrzyma powiadomienie natychmiast po jej wprowadzeniu), a co również przyspieszy obrót faktur korygujących.

Z drugiej strony pieniędzy, ponieważ przedsiębiorca nie będzie miał już obowiązku przechowywania faktur papierowych i wystawiania duplikatów faktur oraz archiwizacji e-faktur, którą zapewnia centralny system KSeF.

Czy KSeF zastąpi JPK?

Faktury ustrukturyzowane wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur służą przede wszystkim do potwierdzenia zdarzenia gospodarczego w sposób ujednolicony dla wszystkich (obowiązkowo w terminach podanych powyżej).

System e-Faktur KSeF jest platformą służącą do ich wystawiania, a także pobierania, ponieważ zarówno sprzedawca, nabywca jak i Urząd Skarbowy posiadają bezpośredni dostęp do KSeF.

Do generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_V7), w którym ujęte muszą być wszystkie faktury sprzedaży i zakupu (zgodnie z ustawą o Vat), zobowiązani są tylko czynni podatnicy podatku VAT, ponieważ stanowi on podstawę do rozliczenia tego podatku w US.

Uwaga! Sprawdź, jak wygląda rozliczenie podatku w Holandii.

W związku z powyższym w pełni obowiązkowy od 2025 r. KSeF będzie gromadził wszystkie faktury w obrocie gospodarczym, z którego czynny podatnik VAT będzie generował raport w ramach pliku JPK_V7 w celu rozliczenia podatku VAT.