Kaizen – japońska koncepcja ciągłego doskonalenia. Na czym polega i jakie są jej zasady?

Źródło koncepcji kaizen można odnaleźć w największym japońskim producencie samochodów, czyli w przedsiębiorstwie Toyota, gdzie już w latach pięćdziesiątych XX wieku były narodziły się jej podstawy. W miarę jak Toyota i inne japońskie firmy odnosiły sukcesy, koncepcja ta zyskała popularność na całym świecie. Stanowi ona między innymi jedno z głównych założeń lean management. Warto jednak podkreślić, że kaizen jest ideą skupioną na osiąganiu głównego celu, czyli udoskonalania każdej dziedziny funkcjonowania przedsiębiorstwa i może składać się z różnych metod i narzędzi.

Koncepcja kaizen to przede wszystkim szacunek dla każdego pracownika w firmie, umiejętne uwzględnianie propozycji oraz angażowanie wszystkich w proces doskonalenia.

Filozofia kaizen — zmiana na lepsze

Nazwa filozofii kaizen ma swoje pochodzenie w języku japońskim, gdzie „Kai” oznacza zmiany, natomiast „Zen” to odpowiednik polskiego „na lepsze”. Kaizen w wolnym tłumaczeniu oznacza „zmiany na lepsze”. Oznacza zatem doskonalenie, usprawnianie każdego aspektu funkcjonowania przedsiębiorstwa, każdego procesu w niej zachodzącego dzięki wykorzystaniu wiedzy i zaangażowania pracowników.

Metoda kaizen polega na stopniowych, małych zmianach wprowadzanych na co dzień przez wszystkich pracowników, mających na celu zwiększenie efektywności, jakości i wydajności. Ta metoda zakłada, że nawet najdrobniejsze ulepszenia mogą przyczynić się wzrostu konkurencyjności firmy.

Kaizen — metoda małych kroków

Jej celem jest osiągnięcie znacznych sukcesów za pomocą drobnych kroków. Metoda ta służy eliminacji marnotrawstwa, poprawie efektywności bez ponoszenia sporych nakładów finansowych. Jej wartością jest dążenie do doskonałości, do ciągłego rozwoju firmy poprzez małe pomysły, które stopniowo wpływają na ciągłe doskonalenie firmy, co prowadzi do redukcji kosztów oraz skrócenia czasu produkcji, zapewniając stałą poprawę jakości produkcji.

Kaizen bazuje na niskokosztowym podejściu, zdrowym rozsądku, zaangażowaniu pracowników w każdym obszarze.

Kaizen a zasoby ludzkie

Wykorzystując metodę kaizen, organizacja motywuje pracowników do współpracy, do podnoszenia swoich kwalifikacji, eliminuje bariery związane z dzieleniem się wiedzą. Podejście to zakłada, że największą wiedzę mają pracownicy bezpośrednio powiązani z danym stanowiskiem, i to oni mogą najefektywniej podejść do rozwiązania problemu.

Kaizen kładzie nacisk na etykę zawodową i umiejętność komunikowania się pomiędzy pracownikami a przełożonymi, tworzy atmosferę sprzyjającą rozwiązywaniu problemów poprzez współpracę.

Aby skutecznie wdrożyć i utrzymać kaizen, organizacja musi stworzyć odpowiednie warunki, doceniać i nagradzać pomysły pracowników, zapewnić im ciągły rozwój oraz wypracować odpowiednią kulturę organizacyjną.

Kaizen jest systemem do przekazywania pomysłów w całej hierarchii firmy, zachęcając wszystkim pracowników do poszukiwania i wykorzystywania swoich możliwości oraz usuwania barier przepływu informacji. Jednak kaizen nie tylko pomaga motywować pracowników do kreatywnego myślenia za pomocą skutecznych metod i umiejętności, ale także pomaga im rozwijać ich zdolności, osobowość i dobre nawyki pracy. Zasadniczo kaizen koncentruje się głównie na zmianie nawyków ludzi, aby osiągnąć następujące wyniki:

• rozwój umiejętności zawodowych;

• promowanie twórczego myślenia człowieka;

• umiejętność rozwiązywania problemów;

• umiejętność pracy w zespole i dzielenie się informacjami.

Kaizen jest skuteczną metodą usprawniającą zarówno działania operacyjne jak i wydajność i wyniki pracowników. W ramach tego podejścia zasoby ludzkie są traktowane jako kluczowe narzędzie do osiągania ciągłego doskonalenia, mają oni kluczowy wpływ na jakość produktów i usług, a tym samym na sukces przedsiębiorstwa.

Aby osiągnąć ciągłe doskonalenie, pracownicy powinni być odpowiednio szkoleni i zaangażowani w procesy firmy. Powinni mieć dostęp do wiedzy i narzędzi potrzebnych do realizacji ich zadań, a ich praca powinna być stale monitorowana i oceniana w celu identyfikacji obszarów wymagających ulepszenia. Co więcej, pracownicy uważają pracę za łatwiejszą i przyjemniejszą, co skutkuje np. wyższym morale pracowników i mniejszą rotacją.

Rodzaje kaizen

Wyróżniamy dwa rodzaje koncepcji kaizen:

Kaizen przepływu — skupia się na udoskonalaniu przepływu informacji i materiałów i wiąże się z reorganizacją całego obszaru pracy. Celem jest wyeliminowanie zbędnych opóźnień, przestoju oraz marnotrawstwa poprzez zrozumienie, analizę i usprawnienie sekwencji operacji i działań. W efekcie, poprzez reorganizację i zoptymalizowanie całego przepływu, dąży się do osiągnięcia większej efektywności, redukcji kosztów i zwiększenia jakości produktów lub usług.

Kaizen procesu — polega na ciągłym doskonaleniu poszczególnych etapów i elementów danego procesu lub stanowiska pracy. W tym podejściu organizacja skupia się na identyfikowaniu drobnych ulepszeń, eliminacji strat oraz usprawnianiu wydajności i jakości na poziomie mikroskopijnym. To podejście opiera się na założeniu, że suma tych małych zmian prowadzi do znaczącej poprawy efektywności ogólnego procesu.

Jak wdrożyć filozofię kaizen?

Pierwszym etapem jest zapewnienie zaangażowania pracowników. Przed wdrożeniem kaizen, konieczne jest przeprowadzenie szkoleń mających na celu podniesienie świadomości i zrozumienia japońskiej filozofii ciągłego doskonalenia. Ważne jest motywowanie pracowników do wprowadzania pozytywnych zmian (np. system sugestii pracowniczych) oraz promowanie tych zmian w strukturze organizacyjnej. Należy nagradzać pracowników realizujących zmiany na lepsze oraz promować je w organizacji.

Kolejnym krokiem jest ciągłe szkolenie i edukacja pracowników i kadry kierowniczej. Ten etap jest kluczowy, ponieważ pomaga w uporządkowaniu wiedzy. Szkolenia powinny opierać się na realnych przykładach z firmy, co umożliwia lepsze zrozumienie zastosowania kaizen.

Ostatnim etapem wdrażania jest nadzorowanie i ocena korzyści wynikających z wprowadzonego systemu. Ważne jest przydzielenie odpowiednich obowiązków lub nawet utworzenie stanowiska, które będzie nadzorować, sprawdzać, zatwierdzać i oceniać wprowadzane zmiany.

Jakie są zalety kaizen?

• Dużą korzyścią płynącą z podejścia kaizen jest skoncentrowanie na nieustannych modyfikacjach. Dzięki temu przedsiębiorstwo może dynamicznie dostosowywać się do zmiennych warunków na rynku oraz elastycznie reagować na aktualne wymagania.

• Poprawa produktywności.

• Poprawa jakości.

• Zwiększenie bezpieczeństwa.

• Obniżenie kosztów.

• Zwiększa przynależności pracowników do miejsca pracy.

• Zmniejszenie kosztów jakości.

• Pomaga w poprawieniu ergonomii stanowisk roboczych.