Zabezpieczenie danych klientów — skuteczne rozwiązania dla firm

Ochrona danych osobowych stanowi obecnie jedno z kluczowych wyzwań dla przedsiębiorstw, ściśle związanych z przepisami RODO, które mają zastosowanie do praktycznie wszystkich firm. Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa czy branży, w jakiej działa, dostęp nieuprawniony do przechowywanych danych osobowych lub ich wyciek może przynieść druzgocące konsekwencje. Bezpieczeństwo danych można wzmacniać na różne sposoby, aby ułatwić to zadanie, zebraliśmy skuteczne metody w jednym miejscu.

Przeczytaj również: DPD dla firm: Rewolucja w przesyłkach biznesowych i logistyce międzynarodowej

Jak firmy przetwarzają i gromadzą dane osobowe?

Prowadzenie firmy wiąże się z nieuniknionym zbieraniem i przetwarzaniem danych osobowych, co obejmuje szereg różnorodnych działań związanych z zarządzaniem informacjami.

Oto kilka kroków, które przedsiębiorstwa podejmują w procesie przetwarzania i gromadzenia danych osobowych:

• Komunikacja z klientami

Firmy otrzymują zapytania od potencjalnych klientów, nawiązują komunikację i utrzymują relacje z obecnymi klientami. W trakcie tego procesu gromadzone są informacje takie jak imię, nazwisko, dane kontaktowe czy preferencje zakupowe.

• Umowy i transakcje

Zawieranie umów, wystawianie faktur i dokonywanie transakcji finansowych wiążą się z koniecznością posiadania danych osobowych, takich jak dane identyfikacyjne klientów czy kontrahentów.

• Przetwarzanie płatności

W przypadku płatności elektronicznych i przelewów, firmy gromadzą dane finansowe swoich klientów, takie jak numer konta bankowego czy dane karty płatniczej.

• Zarządzanie pracownikami

Firmy przechowują dane osobowe swoich pracowników, takie jak informacje o zatrudnieniu, wynagrodzenia, dane kontaktowe czy kwestie związane z ubezpieczeniem zdrowotnym.

• Przechowywanie dokumentów

Tradycyjne dokumenty papierowe, takie jak umowy, faktury, teczki pracowników, przechowywane są w sejfach lub szafach. Coraz częściej stosuje się jednak wersje cyfrowe, na różnych nośnikach danych czy w chmurze.

• Kopie zapasowe danych

Z myślą o zabezpieczeniu przed utratą danych w wyniku awarii lub innych nieprzewidzianych sytuacji, firmy tworzą kopie zapasowe danych, które mogą być przechowywane lokalnie lub w chmurze.

Ważne jest, aby proces przetwarzania danych odbywał się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych (RODO), w przypadku firm działających w Unii Europejskiej. Wymaga to posiadania odpowiedniej podstawy prawnej do przetwarzania danych, a także spełniania standardów bezpieczeństwa, integrowania zasad prywatności oraz respektowania praw jednostek, których dane dotyczą.

W związku z powyższym, dbałość o zabezpieczenie i przetwarzanie danych osobowych to nie tylko kwestia legalnych wymogów, ale także kluczowy element budowy zaufania klientów i utrzymania wysokich standardów etycznych w działalności przedsiębiorstwa.

Dlaczego zabezpieczenie danych jest kluczowe?

• Prywatność klienta

Zabezpieczenie danych jest kluczowe dla zachowania prywatności klienta. Klienci powierzają firmom swoje dane osobowe, finansowe i inne wrażliwe informacje, oczekując, że będą one traktowane z najwyższą troską. Ochrona prywatności klienta jest nie tylko wymogiem etycznym, ale także prawnym, a nieprzestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.

• Zaufanie klienta

Zabezpieczenie danych wpływa na poziom zaufania klienta do firmy. Klienci chcą mieć pewność, że ich informacje są bezpieczne i nie będą wykorzystywane w sposób nieautoryzowany. Budowanie zaufania klienta jest kluczowe dla utrzymania długoterminowych relacji biznesowych i zdobycia przewagi konkurencyjnej.

• Unikanie strat finansowych

Ataki hakerskie i naruszenia bezpieczeństwa danych mogą prowadzić do poważnych strat finansowych dla firm. Poniesienie strat związanych z utratą danych klientów, kradzieżą tożsamości czy atakami ransomware może mieć długotrwałe negatywne konsekwencje dla reputacji firmy oraz prowadzić do utraty klientów.

Zabezpieczenie danych a RODO

Ochrona danych i przestrzeganie zasad zawartych w Rozporządzeniu Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych (RODO) stają się kluczowym elementem dla firm operujących w przestrzeni cyfrowej. Techniki takie jak maskowanie danych, podział danych i zamazywanie danych odgrywają istotną rolę w ograniczaniu ryzyka związanego z danymi osobowymi, jednocześnie spełniając wymogi związane z anonimizacją i pseudonimizacją, jakie stawia przedsiębiorstwom RODO w Unii Europejskiej.

RODO, wprowadzone w życie w 2018 roku, opiera się na zasadach ochrony prywatności, takich jak ograniczenie celu użycia danych, zgodność z prawem, przejrzystość, integralność i poufność. Jednakże, oprócz ugruntowanych zasad, RODO wprowadza nowe normy dostosowane do współczesnej gospodarki cyfrowej, globalnej i opartej na danych. Obejmują one zasady odpowiedzialności i minimalizacji danych, które są kluczowe w kontekście nowych technologii i dynamicznego środowiska biznesowego.

Naruszenia poufności danych, zgodnie z RODO, mogą prowadzić do surowych kar pieniężnych, które mogą wynieść do 4% globalnego rocznego obrotu przedsiębiorstwa lub 20 milionów euro, w zależności od tego, która wartość jest wyższa.

Przedsiębiorstwa przetwarzające dane w Unii Europejskiej muszą dostosować swoje praktyki zgodnie z nowymi wymaganiami, a kluczowe aspekty to:

• Bezpieczeństwo danych — wdrożenie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, obejmującego zarówno aspekty techniczne, jak i organizacyjne, mające na celu zapobieganie utracie danych, wyciekom informacji czy innym nieautoryzowanym operacjom przetwarzania danych. RODO zaleca stosowanie szyfrowania, zarządzanie incydentami oraz wymaga skoncentrowania się na integralności, dostępności i odporności sieci i systemów.

• Rozszerzone prawa osób fizycznych — RODO nadaje osobom fizycznym większą kontrolę nad swoimi danymi, wprowadzając rozszerzone prawa do ochrony danych, takie jak przenoszenie danych i prawo do bycia zapomnianym.

• Powiadomienie o naruszeniu poufności danych — w przypadku stwierdzenia naruszenia poufności danych, firmy są zobowiązane do niezwłocznego powiadomienia organów prawnych i/lub osób dotkniętych incydentem.

• Audyty bezpieczeństwa — oczekuje się, że firmy prowadzą audyty bezpieczeństwa, dokumentują swoje praktyki, kontrolują efektywność programu bezpieczeństwa i podejmują działania naprawcze w razie potrzeby.

Wprowadzenie RODO wprowadziło nową dynamikę w obszarze ochrony danych osobowych, wymuszając na firmach przemyślane podejście do gromadzenia, przetwarzania i zabezpieczania danych. Ochrona prywatności stała się priorytetem, a skuteczne dostosowanie się do wymogów RODO jest kluczowe dla utrzymania zaufania klientów i uniknięcia surowych kar finansowych.

Zagrożenia związane z ochroną baz danych

Bazy danych są wartościowymi magazynami poufnych informacji, co sprawia, że stają się głównym celem dla osób pragnących dokonać kradzieży danych. Zazwyczaj, hakerów danych można podzielić na dwie kategorie: zewnętrznych i wewnętrznych. Hakerzy zewnętrzni to jednostki działające samodzielnie lub grupy cyberprzestępców, dążące do zakłócenia funkcjonowania firmy, uzyskania korzyści finansowych, a także organizacje wspierane przez państwa, które mają na celu przeprowadzanie oszustw mających wpływ na skalę krajową lub globalną. Natomiast hakerami wewnętrznymi mogą być obecni lub byli pracownicy, osoby poszukujące informacji z ciekawości, a także klienci lub partnerzy, którzy wykorzystują zaufanie firmy do kradzieży danych lub przypadkowo przyczyniają się do niezamierzonego incydentu bezpieczeństwa. Oba rodzaje hakerów stanowią zagrożenie dla danych osobowych, informacji finansowych, tajemnic handlowych i danych regulowanych.

Cyberprzestępcy posługują się różnymi strategiami podczas prób kradzieży danych z baz danych:

• Przechwycenie lub kradzież danych uwierzytelnienia uprzywilejowanego administratora lub aplikacji — zazwyczaj dokonuje się tego za pomocą phishingu poprzez wiadomości e-mail, inżynierii społecznej lub złośliwego oprogramowania, które ma na celu odkrycie uwierzytelnień.

• Wykorzystanie słabych punktów aplikacji — wykorzystując takie techniki jak SQL injection, hakerzy mogą atakować słabe punkty aplikacji, osadzając kod SQL w danych wejściowych użytkownika.

• Eskalacja uprawnień wykonawczych — atakując wrażliwe aplikacje, hakerzy dążą do uzyskania wyższych uprawnień wykonawczych.

• Uzyskanie dostępu do niezaszyfrowanych plików bazy danych — poprzez atak na niezaszyfrowane dane przechowywane na dysku, hakerzy mogą uzyskać pełen dostęp do informacji.

• Wykorzystanie niezałatanych systemów lub błędnie skonfigurowanych baz danych — atakując systemy bez odpowiednich zabezpieczeń, hakerzy omijają kontrole dostępu.

• Kradzież taśm archiwalnych i mediów zawierających kopie zapasowe — hakerzy mogą atakować kopie zapasowe, co stanowi zagrożenie dla integralności danych.

• Kradzież danych ze środowisk nieprodukcyjnych — w środowiskach testowych, gdzie dane są mniej chronione, hakerzy mogą łatwiej zdobyć poufne informacje.

• Ujawnienie wrażliwych danych w aplikacjach — hakerzy mogą wykorzystać aplikacje, które przypadkowo ujawniają wrażliwe informacje, wykraczając poza zakres dostępności aplikacji lub użytkownika.

Błędy ludzkie, wypadki, udostępnianie haseł, błędy konfiguracji i inne nieodpowiedzialne działania użytkowników wciąż stanowią główne źródło naruszeń bezpieczeństwa, odpowiadając za prawie 90% przypadków. W związku z tym, konieczne jest stosowanie kompleksowych strategii ochrony danych, aby skutecznie przeciwdziałać tym różnorodnym zagrożeniom.