Rola technologii w księgowości

Biura rachunkowe kiedyś kojarzone były z prowadzeniem ewidencji dla celów podatkowych. Nowe technologie w księgowości wymuszają zmiany w obsłudze księgowej. Już dziś właściciele biur rachunkowych wykorzystują systemy informatyczne, które wspomagają codzienne zadania księgowego. Nie trzeba nikogo przekonywać, iż właściciele biur rachunkowych stawiają na nowe technologie w służbie księgowości z kilku powodów. Po pierwsze oszczędność czasu, a po drugie może pokazać swoim klientom, że firma się rozwija, podąża za aktualnymi trendami oraz oferuje dodatkowe usługi. Przekłada się to na wzrost efektywności procesów księgowych. Przeszkodami we wdrażaniu nowych technologii są brak informacji o istniejących rozwiązaniach oraz brak budżetu.

Czytaj też: Drukarki — jak wybrać model dopasowany do potrzeb?

Na czym polega automatyzacja procesów księgowych? W jaki sposób wdraża się nowe technologie w biurze rachunkowym czy działach księgowości? Jak zmienia się rola księgowego? Wraz z rozwojem technologii zmienia się charakter pracy księgowości. Sztuczna inteligencja oraz wpływ nowych technologii będzie zmieniał oblicze księgowości. Jaki wpływ mają księgowi na zmiany w ich pracy? Czy nowe technologie są dopasowane do ich potrzeb?

Cyfryzacja danych

Cyfryzacja dokumentów to inaczej digitalizacja dokumentacji, wdrożenie wersji cyfrowej dokumentacji. Księgowość to miejsce gdzie forma cyfrowa dokumentów jest doskonałym rozwiązaniem. Archiwizacja dokumentów w formie elektronicznej to nie tylko oszczędność czasu pracy, ale też miejsca, bezpieczeństwa dokumentów.

Księgowi coraz częściej odchodzą od ręcznego, manualnego wprowadzania danych do systemu komputerowego z dokumentów papierowych. Dzięki nowym technologiom oferują przedsiębiorcy lepszej jakości obsługę oraz oszczędność czasu. Nowoczesna technologia sprawia, że księgowy posiadając odpowiednie oprogramowanie przyśpiesza proces przetwarzania dokumentów. Zarówno w biurze rachunkowym jak i w dziale księgowości, co pozwala pracodawcy na podejmowanie decyzji biznesowych co do zatrudnienia pracowników.

Postępująca digitalizacja dokumentów czyli mówiąc prościej – cyfryzacja dokumentów rozliczeniowych realizowana jest przez Ministerstwo Finansów. Są to m.in. Jednolity Plik Kontrolny przekazywany drogą elektroniczną czy Krajowy System e-Faktur (służący do otrzymywania faktur ustrukturyzowanych). To również wymusza wprowadzanie zmian w biurach rachunkowych.

Zastosowanie nowych technologii w księgowości

Praca księgowego zmienia się. Posługiwanie się nowymi narzędziami przez biura rachunkowe staje się standardem. Na rynku pracy księgowych istnieje konkurencja, co powoduje, że przedsiębiorca dbając o klientów musi się rozwijać.

Wymaga to zmian organizacji pracy, szkolenia pracowników i wdrażania nowych rozwiązań. Automatyzacja procesów księgowych obejmuje:

• Digitalizację dokumentów (wykorzystywanie systemów OCR do automatycznego odczytywania danych ze zeskanowanych dokumentów).

• Elektroniczny obieg dokumentów (wykorzystywanie aplikacji do pomocy w kontroli procesów księgowych, w przepływie i zarządzaniu dokumentami w firmie).

• Zastosowanie aplikacji do wystawiania faktur sprzedaży (udostępnianie klientowi aplikacji do wystawiania faktur).

• Integrację systemów (wprowadzanie procesów integracji systemów w celu oszczędności czasu oraz wyeliminowaniu błędów, pomyłek).

Szczególnie ważny jest elektroniczny obieg dokumentów zarówno dla pracowników biura rachunkowego jak i dla klientów. Pierwszym krokiem jest uruchomienie procedury przez klienta czyli opracowanie dokumentu w systemie, a z kolei następuje proces księgowania. Informacje i dane mogą być przekazywane w czasie rzeczywistym. System informatyczny automatycznie pobiera dane z programów księgowych w firmie klienta. Automatyzacja pracy księgowego poprawia funkcjonalność i jakość jego pracy. Nowa technologia powoduje coraz większe możliwości w tym analizowanie zmian podatkowych.

Wykorzystanie systemów klasy ERP ( Enterprise Resource Planning) służy do usprawnienia planowania zarządzania zasobami firmy w celu optymalizacji wszystkich procesów danej firmy.

Oprogramowanie dla księgowości

Obecnie biuro rachunkowe jak i działy księgowości w przedsiębiorstwach mają do wyboru różnorodne oprogramowanie wspomagające ich pracę. Jedną z najważniejszych kwestii jest ochrona danych firmy, dla której świadczone są usługi. Kupując odpowiednie programy warto zwrócić uwagę, aby pochodziły one od dostawcy posiadającego najwyższe certyfikaty bezpieczeństwa. Dzięki programom księgowy jest w stanie efektywniej analizować i weryfikować dane, tworzyć wymagane dokumenty, oszczędzać czas pracy. Rozwiązania technologiczne pozwalają na zmniejszenie zaangażowania pracowników w powtarzalne czynności i wyeliminowanie błędów. Programy online pozwalają przedsiębiorcy na dostęp do danych z dowolnego miejsca i w każdym czasie. Coraz częściej klienci wymagają stałego dostępu i łatwej obsługi oprogramowania.

Podsumowanie

Zawód księgowego zmienia się i wymaga zwiększenia dotychczasowych kompetencji. Jak wygląda współpraca z biurem rachunkowym? Dobry księgowy to finansista, posiadający wiedzę i doświadczenie z dziedziny rachunkowości. Nowe technologie umożliwiają często pracę zdalną.

Stowarzyszenie księgowych od wielu lat wspiera i kształci księgowych. Edukacja uwzględniająca aktualne potrzeby firm i biur rachunkowych to podstawa działalności tej organizacji.