Praca zdalna za granicą — o czym należy pamiętać?

Praca zdalna będąca bardzo elastyczną formą zatrudnienia wprowadzona została w Polsce i na całym świecie w czasie stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19. Została ona na mocy prawa, uregulowana w art. 3 ust 1 „ustawy Covidowej” mówiącym o tym, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19, pracodawca może zlecić pracownikowi wykonywanie, przez oznaczony czas pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Ta forma pracy stała się bardzo popularna i stosowana jest do dziś w wielu firmach, jako dogodna forma realizowania zadań pracowniczych. Dużą zaletą wykonywania pracy zdalnej jest to, że może być ona świadczona z różnych miejsc, także z zagranicy. Zgodnie z przepisami, pracą zdalną jest całkowite lub też częściowe wykonywanie obowiązków w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania oraz z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Przyjrzyjmy się zatem, jak wygląda świadczenie pracy zdalnej z innego państwa? Czy w takim przypadku pracownik podlega opodatkowaniu w Polsce? Jakie warunki musi spełnić pracownik? Co na temat pracy zdalnej powinien wiedzieć pracownik, a co pracodawca? Przedstawiamy krótki poradnik na ten temat.

Praca zdalna za granicą. Obowiązek podatkowy i obowiązek ubezpieczenia społecznego

Obecne przepisy dotyczące pracy zdalnej nie wykluczają możliwości jej świadczenia z zagranicy przez pracowników zatrudnionych przez pracodawców mających swoją siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zarówno istniejące unormowania dotyczące pracy zdalnej, jak i nowe przepisy uwzględniają taką możliwość.

Według art. 3 ust. 1 i 1 a Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych – Dz.U. z 2022 r., poz. 2647 ze zm., za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważana jest osoba fizyczna, która:

• posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub

• przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w okresie dłuższym niż 183 dni w roku podatkowym.

Pracownik mieszkający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, będzie podlegał obowiązkowi podatkowemu w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) od całości swoich dochodów (przychodów). Oznacza to, że niezależnie od tego, czy praca zdalna jest świadczona na obszarze Polski, czy też poza jego granicami, będzie podlegał opodatkowaniu w Polsce. W krajach, z którymi Polska podpisała umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, kwestia płacenia podatków nie jest problemem. W innych miejscach świata należy regularnie kontrolować lokalne wymagania i przedstawiać dokumenty weryfikujące składki danego płatnika. Warto jednak zauważyć, że w przypadku pracy zdalnej za granicą, mogą mieć zastosowanie również przepisy podatkowe danego kraju, w którym pracownik wykonywałby pracę. Dlatego też zaleca się skonsultowanie tej kwestii z ekspertem podatkowym czy doradcą, aby zrozumieć, jakie obowiązki podatkowe mogą wynikać z pracy zagranicznej.

W zakresie ubezpieczeń społecznych zasada terytorialności mówi o tym, że pracownik podlega przepisom państwa, na którego terenie faktycznie świadczy pracę. Oznacza to, że jeżeli pracownik świadczy pracę zdalnie z zagranicy, podlega przepisom ubezpieczeń społecznych tego kraju. Wprowadzenie pracy zdalnej stwarza pewne wyzwania interpretacyjne w kontekście ubezpieczeń społecznych, zwłaszcza w przypadku krótkotrwałych lub okazjonalnych prac zdalnych, nie oznacza to jednak, że nie trzeba informować pracodawcy o swoim miejscu pobytu. Jest to istotne, przede wszystkim ze względów formalnych obejmujących płacenie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Zgodnie z zasadą terytorialności, wynikającą z art. 6 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym podlegają osoby fizyczne, które na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej są m.in. pracownikami, osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej czy umowy zlecenia lub też innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Warunkiem podlegania ubezpieczeniom społecznym jest więc zatrudnienie na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Aby powstał obowiązek ubezpieczeń, istotne jest zawarcie umowy z polskim podmiotem jak również wykonywanie pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Obywatelstwo i miejsce zamieszkania nie mają podstawowego znaczenia (mówi o tym wyrok Sądu Okręgowego w Łodzi z dnia 11 grudnia 2019 roku, VIII U 2203/18).

Czytaj też: Chcesz otworzyć swoją firmę na międzynarodową działalność? Zadbaj o te aspekty!

Aktualnie jednak brakuje jednoznacznych komentarzy i orzeczeń sądowych, które wyczerpująco interpretowałyby nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. W związku z tym konkretna sytuacja pracownika wymaga indywidualnej oceny, biorąc pod uwagę okoliczności, takie jak: czas trwania pracy zdalnej, częstotliwość jej wykonywania, charakter pracy, umowa o pracę i przepisy obowiązujące w danym kraju.

Praca zdalna za granicą a BHP — jakie obowiązki ma pracodawca?

Niezależnie od miejsca, w którym pracownik wykonuje swoje obowiązki służbowe, pracodawca ma obowiązek zapewnienia mu bezpiecznego i ergonomicznego stanowiska pracy. Pracodawca może również wymagać od pracownika oświadczenia na temat tego, że stanowisko, przy którym będzie wykonywał swoje obowiązki, poza lokalizacją biura, spełnia te warunki. Oświadczenie takie, podczas ewentualnego postępowania powypadkowego, jest bardzo pomocne do określenia np. przyczyn wypadku w czasie wykonywania pracy.

Czy zdalny pracownik ma obowiązek informowania pracodawcy o miejscu wykonywania pracy?

W aktualnie obowiązujących przepisach nie ma sprecyzowanej kwestii na temat obowiązku poinformowania pracodawcy o miejscu wykonywania pracy przez pracownika. Jednak trzeba wziąć pod uwagę, że oprócz Rozporządzeń i Ustaw, pracownika obowiązują również wewnętrzne przepisy i procedury obowiązujące w każdej firmie. Według przepisów Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, art. 100 - pracownik jest zobowiązany wykonywać swoją pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, dotyczących pracy, w sytuacji, gdy nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umowy o pracę. W związku z tym, jeśli pracownik bez wiedzy swojego pracodawcy zmienia miejsce swojego pobytu na czas wykonywania pracy, a otrzyma w tym czasie polecenie dotyczące np. spotkania w siedzibie firmy, i tym samych zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy nie wykonuje polecenia wydanego przez przełożonego, może podlegać jednej z kar porządkowych. W przypadku pracy zdalnej za granicami Polski może zaistnieć konieczność podjęcia określonych czynności rejestracyjnych, a czasem także zezwoleń na pracę. Z tego też powodu wielu świadomych pracodawców, w poleceniu pracy zdalnej zastrzega, że praca zdalna nie może być wykonywana za granicą.

Praca zdalna za granicą — co musisz wiedzieć?

Co w przypadku, gdy pracownik spełnia wszystkie wymogi wewnętrzne firmy i uzyskuje zgodę na pracę zdalną poza granicami kraju?

W przypadku decyzji o pracy zdalnej za granicą istotne jest dodatkowo sprawdzenie regulacji prawnych dotyczących miejsca, do którego się wybieramy, ponieważ w zależności od państwa, mogą istnieć inne wymogi i przepisy dotyczące wjazdu, pobytu i pracy zdalnej.

W przypadku obywateli państw Unii Europejskiej przemieszczanie się w ramach UE zazwyczaj nie wiąże się z większymi trudnościami. W niektórych krajach, do których się wybieramy, konieczne może być jedynie zarejestrowanie pobytu, jeśli przekracza on okres 3 miesięcy. Warto jednak, mimo wszystko sprawdzić konkretne wymogi i procedury obowiązujące w danym państwie.

W przypadku wyjazdu do krajów państw trzecich, przed rozpoczęciem pracy zdalnej za granicą, zaleca się dokładne zbadanie przepisów i wymogów imigracyjnych danego państwa. Konieczne jest sprawdzenie, czy dany kraj dopuszcza pobyt cudzoziemców w celu wykonywania pracy zdalnej oraz warunków i procedur, jakie należy spełnić, aby praca była legalna. Powinno się unikać działania wbrew przepisom imigracyjnym, ponieważ może to skutkować wydaleniem z kraju i nałożeniem zakazu wjazdu do strefy Schengen na określony czas.

Podsumowanie

Podsumowując, jeśli zdecydujesz się na pracę zdalną za granicą, ważne jest skonsultowanie tego z pracodawcą. Pracodawca powinien wyrazić na to zgodę i zweryfikować odpowiednie przepisy obowiązujące w danym kraju. Aby zapewnić bezpieczne i zgodne z prawem świadczenie pracy z zagranicy, najlepiej opracować wytyczne i procedury dotyczące pracy zdalnej jako jeden z punktów regulaminu pracy.

Takie podejście jest najbezpieczniejsze, ponieważ umożliwia wcześniejszą weryfikację wszystkich wymogów prawnych, technicznych i socjalnych dotyczących bezpiecznego wykonywania pracy.