Na czym polega archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja dokumentów to proces, który umożliwia wieloletnie przechowywane dokumentów w stanie, który pozwala na ich odczytanie. Jest nieodłącznym elementem funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Występuje również w gospodarstwach domowych. Do archiwizacji dokumentów zobligowane są zarówno firmy prywatne, placówki oświatowe jak i przedsiębiorstwa państwowe. Wszystkie dokumenty, które gromadzimy w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, muszą być w odpowiedni sposób przechowywane. Dokumenty powinny być podzielone na grupy, zgodnie z tematem lub typem dokumentu, w porządku chronologicznym, a pogrupowane akta muszą być opisane w jasny i klarowny sposób, by ułatwić wyszukiwanie konkretnej dokumentacji. Archiwizacja dokumentów jest procesem po pierwsze żmudnym po drugie wymagającym. Przedsiębiorca ma przy archiwizacji dokumentów dwie opcje, albo prowadzić ją samemu wykorzystując odpowiednie komórki w swojej firmie lub zlecić ten obowiązek firmie zewnętrznej.

Prowadzenie archiwizacji dokumentów pracowniczych, archiwizacja dokumentów magazynowych, archiwizacja dokumentów księgowych może odbywać się w dwóch formach: wersji papierowej oraz postaci elektronicznej. Prawidłowa archiwizacja dokumentów powinna odbywać się według ściśle określonych kanonów, które zostały zapisane w odpowiednich ustawach oraz rozporządzeniach. Należy pamiętać, że wyłącznie prawidłowa archiwizacja dokumentów może pozytywnie wpłynąć na wydajność pracy.

Brak wystarczającej wiedzy podczas archiwizacji dokumentów może być przyczyną spowolnienia wykonywanych przez nas czynności, rozbudować liczbę niezadowolonych klientów. Warto w takiej sytuacji należy odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Zapraszamy do przeczytania naszego artykułu. Kto ma obowiązek prowadzenia archiwum? Na czym polega poprawna archiwizacja dokumentów? W jakich miejscach przechowywać dokumenty księgowe? Jakie są zasady archiwizacji dokumentów? Czy i dlaczego warto zlecić to zewnętrznemu podmiotowi? Jak długo należy należy przechowywać dokumenty? Jak dokonać zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną?

Klasyfikacja dokumentów

Klasyfikację dokumentów tworzy się to poprzez nadanie im odpowiednich znaczeń literowych:

• Symbol A — Na mocy prawa oznacza dokumenty mające wartość historyczną, które nigdy nie będą zniszczone. Zaliczamy do nich między innymi: rejestry stanu cywilnego, księgi wieczyste, rejestry i akta sądowe. Kluczowym jest ich odpowiednie przechowywanie, które wykluczy ich kradzież, zaginięcie, utratę dokumentów na skutek pożaru lub ich zniszczenie spowodowane przez czas.

• Symbol B — dokumentacja niearchiwalna, może zostać zniszczona tylko na ściśle określonych zasadach. Widnieje podział grupy B na podkategorie, który dokładnie określa, w jaki sposób i jak długo muszą być archiwizowane dokumenty zanim będzie możliwe ich zniszczenie, gdy utracą swoją wartość (np. akta pracownicze, dokumenty księgowe).

• Symbol Bc — utrzymują swoje znaczenie krótkotrwale dokumentacja, która możemy zniszczyć po wykorzystaniu. Co bardzo istotne, nie ma obowiązku oddawania jej do firm utylizacyjnych. W praktyce oznacza to, że można zrobić to w biurze, korzystając z niszczarki.

• Symbol B + cyfra — dokumentacja, która powinna być przechowywana przez określoną liczbę czasu. Cyfra znajdująca się po literze B oznacza ilość lat (np. B5 lub B10). Przykładowo, jeśli pewien dokument został zakwalifikowany do kategorii B10 w roku 2020, obowiązek jego przechowywania ustanie 1 stycznia roku 2030.

• Symbol BE + cyfra — dokumenty, które po przeleżeniu określonej liczby lat wymagają przejrzenia z uwagi na treść oraz charakter. Dopiero po przejrzeniu dokumentów należy podjąć decyzję o dalszym przechowywaniu i zmianie klasyfikacji lub utylizacji.

Jakie dokumenty są zaliczane do dokumentów archiwalnych? Oto kilka przykładów:

• akta sądowe;

• dokumentacja techniczna o istotnym znaczeniu;

• statuty i regulaminy;

• plany analizy i sprawozdania;

• księgi stanu cywilnego;

• protokoły z posiedzeń organów kolegialnych;

• oryginały map;

• ewidencja zasobu archiwum zakładowego;

• instrukcja kancelaryjna;

• instrukcja archiwalna.

Zabezpieczenie lokalu archiwum

Archiwum musi być właściwie zabezpieczone. Poprzez prawidłowo zabezpieczone archiwum, które zagwarantuje nam prawidłowe przechowywanie dokumentów, rozumie się między innymi ochronę przed szkodliwymi czynnikami zewnętrznymi, np. pożarem. W tym celu możemy zainstalować automatyczny system gaszenia ognia, dodatkowo należy zadbać o system ręcznego gaszenia ognia (gaśnicę), ogniotrwałe drzwi lub drzwi obustronnie obitych blachą, drzwi antywłamaniowych, zamontowanie okien zabezpieczonych przed włamaniem, alarmu antywłamaniowego, całodobowego monitoringu alarmującego, urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza.

W skład wyposażenia archiwum powinny się znaleźć:

• regały metalowe, stacjonarne lub przesuwne;

• regały stacjonarne powinny być oddalone od ścian minimum 5 cm;

• przejście pomiędzy regałami musi mieć minimum 80 cm, z kolei wysokość półek powinna być dostosowana do rozmiaru akt;

• szerokość półek regałów stojących pod ścianą powinna wynosić 40 cm, a w przypadku wolnostojących półek i regałów 80 cm;

• odstęp pomiędzy najniżej położoną półką regałów a podłogą oraz pomiędzy najwyżej położoną półką, a sufitem powinien zapewniać odpowiednią cyrkulację powietrza;

• regały muszą być ponumerowane cyframi rzymskimi, a półki w obrębie każdego regału arabskimi lub posiadać inne unikatowe oznaczenia;

• drabinki lub schodki które umożliwią lepszy dostęp do wyżej położonych półek;

• szafy i regały na specyficzne rodzaje dokumentacji, wymagające innych warunków przechowywania;

• zamykana szafa na środki ewidencyjno-informacyjne zasobu archiwum;

• pomieszczenie powinno spełniające funkcje czytelni (w przypadku dużej liczby udostępnień akt na miejscu biurka, krzesła lampki służące do udostępniania akt na miejscu dla archiwistów;

• druki i materiały biurowe (papier, teczki, pudła, itp.) niezbędne do wykonywania zadań archiwum.

Analizując powyższe wymogi i obostrzenia warto zastanowić się nad wynajęciem zewnętrznej profesjonalnej firmy wyspecjalizowanej w archiwizacji dokumentów. Na rynku działa wiele firm zajmujących nie tylko się profesjonalnym zarządzeniem dokumentacją, ale również oferujące w bezpieczny sposób archiwizację dokumentów, w tym dokumentów księgowych. Według badań blisko 3/4 polskich przedsiębiorstw korzysta z tego typu zewnętrznych usług. Korzystając z takich usług zyskujemy oszczędność miejsca i pieniędzy. Przechowywanie dokumentów może być sporym obciążeniem dla budżetu przedsiębiorstwa (dobre zabezpieczenie przed kradzieżą, prosty dostęp do dokumentacji). Po utracie ważności firma oferuje dodatkowe usługi niszczenia dokumentów, mogą one zostać zutylizowane w wymagany przez prawo sposób.

Okres przechowywania dokumentacji zależy od jej rodzaju i obowiązujących przepisów

Terminy przechowywania dokumentacji określone są przez przepisy prawne. Większość dokumentów wytworzonych w trakcie działalności gospodarczej przechowuje się przez 5 lat. Zobowiązanie dotyczy:

• faktury sprzedażowe i zakupowe;

• ewidencji oraz rejestrów podatkowych;

• ksiąg rachunkowych;

• dokumenty rozliczeniowe ZUS DRA (złożone od 2012 roku) , raporty dla ZUS;

• księgi przychodów i rozchodów;

• dokumentów z inwentaryzacji;

• rocznych sprawozdań finansowych.

Niektóre dokumenty wymagają przechowywania przez 10 lat, są to np.:

• dokumentacja pracownicza (jeśli dany pracownik został zatrudniony od 1 stycznia 2019 roku);

• dokumenty rozliczeniowe ZUS DRA (złożone do końca 2011 roku), zgłoszenia ZUS IWA.

W przypadku zatrudnienia pracownika przed 1.01.2019 r, czas gromadzenia i przechowywania jego dokumentów wynosi 50 lat.

Zdarzają się przypadki, w których termin przechowywania dokumentów działalności gospodarczej zostanie wydłużony. Podobnie, gdy firma jest w likwidacji syndyk i spółki likwidowane muszą przechowywać dokumenty księgowe 5 lat i kadrowe – 10, a nawet w niektórych przypadkach 50 lat.

Czasem następuje przerwanie biegu wymaganego okresu przechowywania dokumentów spółki. Przy zawieszeniu czas wstrzymania to 3 lata, a jeśli bieg zostanie przywrócony to okres wstrzymania wlicza się w ogólny okres przechowywania dokumentów. Wstrzymanie może nastąpić w przypadku wniosku, który wpłynął do sądu administracyjnego. Przerwanie biegu może być efektem ogłoszenia upadłości przez przedsiębiorcę. W przypadku upływu okresu przechowywania dokumentów należy je zniszczyć.

Sposoby archiwizacji dokumentów

Firmy mogą archiwizować dokumenty w formie papierowej lub elektronicznej z uwzględnieniem wymagań dotyczących bezpieczeństwa. W przypadku zmiany postaci dokumentacji pracowniczej należy stosować się do wytycznych zawartych w rozporządzeniu, które określa zakres, sposób czy warunki prowadzenia dokumentacji. Pracownicy muszą zostać poinformowani o możliwości odbioru swojej dokumentacji po okresie jej przechowywania, o jej poprzedniej postaci, gdyby doszło zmiany formy. Dokumenty księgowe mogą być przechowywane w formie elektronicznej, gdy przedsiębiorca prowadzi pełną księgowość. Są to np.: dokumenty inwentaryzacyjne, dokumenty kasowe, wyciągi bankowe. Wymaga to tworzenia kopii zapasowych oraz uwzględnienia wymagań w zakresie organizacji przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi.

Poniżej wymieniamy kilka instytucji oraz miejsc pracy, w których proces archiwizowania dokumentów jest bardzo złożony:

• magazyn — archiwizacja dokumentów magazynowych jest wręcz niezbędna. Do korzyści które możemy zaliczyć na poczet przechowywania tych dokumentów to maksymalnie zminimalizowanie pomyłek dotyczących stanu magazynowego. Oraz sprawne funkcjonowanie kadr pracowniczych;

• księgowość — archiwizacja dokumentów księgowych to spora odpowiedzialność. Brak odpowiednich dokumentów w tym przypadku może wiązać się z odpowiedzialność karna. Archiwizowanie dokumentów księgowych jest konieczne do prawidłowego funkcjonowania działalności gospodarczej;

• instytucje szkolne — archiwizacja dokumentów szkolnych odbywa się przeważnie w sekretariatach szkół. Obowiązek przechowywania dokumentów np. świadectw oraz innych dokumentów takich w których są poufne informacje dotyczące zarówno kadry pracowniczej, jak i uczniów;

• placówki zajmujące się szkoleniowe BHP — archiwizowanie dokumentów związanych z przeprowadzonymi szkoleniami BHP.

Podsumowanie

Działalność każdego przedsiębiorstwa, firmy czy instytucji w dużej mierze opiera się na prawidłowej archiwizacji dokumentów z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji. Wynika to z zasad określonych przepisami, w specjalnie sporządzonej Ustawie, ale to w dużej mierze również niezwykle istotna w funkcjonowaniu firmy pomoc. Dobrze zorganizowana archiwizacja dokumentów sprzyja ulepszeniu procesów zachodzących w firmie. Praca jest bardziej wydajna, szybsza, a pracownicy mogą oszczędzić energię z poszukiwań nieuporządkowanych dokumentów i przełożyć ją na inne, bardziej efektywne działania. Zła organizacja pracy może doprowadzić do odwrotnego rezultatu. Dużym wsparciem w tej dziedzinie okazują się być firmy, których główną działalnością jest profesjonalna archiwizacja dokumentów. Ważne, aby zawsze zapewnić dostęp osobom, które mają odpowiednie uprawnienia, a chronić je przed osobami nieupoważnionymi. W przypadku nieodpowiedniego przechowywania dokumentów, przedsiębiorca naraża się również na konsekwencje prawne i finansowe, które są bardzo wysokie.

Tekst zawiera autopromocję.