Kto ma obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?

Jesteś początkującym przedsiębiorcą? Czy zadajesz sobie pytanie — czym jest KPIR? W naszym artykule postaramy się odpowiedzieć na to pytanie. Księga przychodów i rozchodów jest to podstawowe narzędzie ewidencyjne, które służy do prawidłowego ustalania podstawy opodatkowania w zakresie podatku dochodowego. W księdze tej należy zapisywać wszystkie dokonane zakupy, sprzedawane towary lub usługi, jak również koszty związane z prowadzeniem działalności. Zapisy dotyczące prowadzenia KPIR zawiera Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Czym jest działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym?

Czym jest działalność gospodarcza? Mówi nam o tym art. 5a pkt 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2018 r., poz. 200 ze zm.), czyli ustawa PIT. Według przepisów zawartych w powyższej ustawie, gdy mówimy o działalności gospodarczej lub pozarolniczej działalności gospodarczej, zawsze oznacza to działalność zarobkową:

• działalność wytwórczą, handlową, budowlaną, usługową;

• działalność polegającą na poszukiwaniu, rozpoznawaniu i wydobywaniu kopalin ze złóż;

• działalność polegającą na wykorzystywaniu rzeczy oraz wartości niematerialnych i prawnych;

• działalność, która prowadzona jest we własnym imieniu bez względu na jej rezultat oraz w sposób zorganizowany i ciągły, z której uzyskane przychody nie są zaliczane do innych przychodów ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-9.

Księga przychodów i rozchodów — co to jest?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów – potocznie zwana jest KPiR lub PKPiR – jest to narzędzie, które służy do ewidencji przychodów osiąganych przez firmę oraz ponoszonych kosztów. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest zapisywanie w niej obrotów ze sprzedaży oraz kosztów, które poniesione zostały w celu uzyskania przychodu. Dzięki temu każdy podatnik może określić, jakie ma zobowiązania podatkowe z tytułu podatku od osób fizycznych. Dzięki KPIR przedsiębiorca ma możliwość podsumować, ocenić osiągnięte dochody czy poniesione straty swojej działalności w ciągu roku. Księga przychodów i rozchodów jest najprostszą formą rozliczania się przedsiębiorstwa z urzędem skarbowym.

Księgę przychodów i rozchodów zakłada się na dzień 1 stycznia lub w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej. Należy również powiadomić o tym naczelnika Urzędu Skarbowego w terminie 20 dni od momentu założenia księgi przychodów i rozchodów. Podatnik może też powierzyć prowadzenie swojej KPiR biuru rachunkowemu, jest jednak zobowiązany powiadomić o tym naczelnika Urzędu Skarbowego w terminie 7 dni od dnia, w którym zawarł umowę z tym biurem.

KPIR (tzw. uproszczoną księgowość), mogą prowadzić przedsiębiorcy jednoosobowi, którzy:

• korzystają z podatku liniowego lub z opodatkowania na zasadach ogólnych,

• jednocześnie są tzw. "małymi podatnikami" — wysokość ich przychodu wraz z podatkiem VAT nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 1,2 mln euro.

Przedsiębiorcy, którzy osiągnęli przychód równy lub wyższy niż 1,2 mln euro, zobowiązani są do prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli tzw. pełnej księgowości.

Jakie podmioty muszą prowadzić podatkową księgę przychodów?

Podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia KPIR są: osoby fizyczne, spółki cywilne, spółki jawne oraz spółki partnerskie (które składają się wyłącznie z osób fizycznych), prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą. W większości przypadków osoby te będą zobowiązane do prowadzenia KPIR. Na prowadzenie pełnej księgowości muszą przejść podmioty, które spełniają warunki wymienione w ustawie o rachunkowości. W ich przypadku konieczne jest przejście na księgi rachunkowe.

Przy pomocy podatkowej księgi przychodów i rozchodów ustalamy dochód (stratę), podstawę opodatkowania i wysokość należnego podatku za rok podatkowy. Dodatkowo KPIR korzysta z domniemania prawdziwości oraz rzetelności. Oznacza to, że organ podatkowy ma możliwość kwestionowania zapisów w KPIR dopiero gdy przeprowadzone zostaną badania ksiąg (odbywa się to w formie protokołu badania ksiąg podatkowych).

KPIR. W jaki sposób podatnik powinien ją prowadzić? — poznaj podstawowe zasady!

Podatnicy zobowiązani są do prowadzenia Księgi przychodów i rozchodów według wzoru określonego w Rozporządzeniu Ministra Finansów. Księgę można prowadzić na dwa sposoby: papierowo oraz elektronicznie.

Elektroniczna forma jest mniej czasochłonna oraz bardziej estetyczna jednak niesie ze sobą dodatkowe wymagania, (które określone są szczegółowo w par. 31 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPIR). Są to m.in.:

• obowiązek określenia na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, który wykorzystywany jest do prowadzenia księgi;

• obowiązek stosowania programu komputerowego, który zapewnia bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz, który umożliwia wydrukowanie wszystkich danych w kolejności chronologicznej, zgodnie ze wzorem księgi;

• obowiązek przechowywania zapisanych danych na nośnikach danych, jednocześnie chroniąc je przed zniszczeniem lub zniekształceniem oraz naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania czy też ich modyfikacji w sposób nieuprawniony.

Podatnik, który prowadzi KPiR w wersji elektronicznej, nie ma obowiązku jej drukowania.

Księgę Przychodów i Rozchodów powinno prowadzić się również w sposób rzetelny i niewadliwy co według (par. 11 ust 1 i 2 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR) oznacza:

• niewadliwą jest księga, która prowadzona jest zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi;

• rzetelna jest księga, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają jej stan rzeczywisty;

• zapisy w księdze muszą być dokonywane w języku polskim oraz w sposób staranny czytelny i trwały;

• dowód księgowy również powinno sporządzać się w języku polskim, natomiast jego treść musi być pełna i zrozumiała, z dopuszczeniem ogólnie przyjętych skrótów;

• księga wraz z dowodami księgowymi musi znajdować się w miejscu, gdzie wykonywana jest działalność lub w siedzibie tej działalności. Natomiast, jeżeli KPiR prowadzona jest przez biuro rachunkowe, musi znajdować się w miejscu prowadzenia czy też przechowywania księgi przez to biuro.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów — WZÓR

Zgodnie z obowiązującym wzorem opisujemy poszczególne kolumny KPIR, wraz z tym co powinno się w nich znaleźć:

• 1 – numer porządkowy;

• 2 – kolumna ta obejmuje informacje o dacie poniesienia wydatku lub uzyskania przychodu;

• 3 – jest to numer dokumentu, który stanowi podstawę wpisu, np. numer faktury czy rachunku;

• 4 i 5 – w tym miejscu przedsiębiorca zamieszcza nazwy oraz adresy swoich kontrahentów;

• 6 – to kolumna zawierająca informacje o rodzaju przychodu lub wydatku;

• 7 – miejsce to obejmuje dane dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług;

• 8 – znajdują się w niej pozostałe przychody, takie jak: wynagrodzenie przedsiębiorcy, odpłatne zbycie składników majątku;

• 9 – kolumna ta zawiera sumę przychodów z kolumn 7 i 8;

• 10 – w tym miejscu przedsiębiorca wpisuje wartość zakupionych towarów oraz usług według cen zakupu;

• 11 – zawiera koszty uboczne, jakie przedsiębiorca ponosi w związku z zakupem, takie jak: koszty transportu, załadunku czy też ubezpieczenia towaru w drodze;

• 12 – to wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom, również to, które wynika z umowy zlecenia czy umowy o dzieło;

• 13 – miejsce na wpisanie pozostałych kosztów nieuwzględnionych w kolumnach 10-12, np.: koszty czynszu za lokal, opłat za energię, gaz wodę, telefon, zakup paliw, wydatki poniesione na remonty, koszty podróży służbowych, składki na ubezpieczenia pracownicze czy koszty amortyzacji środków trwałych;

• 14 – w tym miejscu przedsiębiorca sumuje koszty wskazane w kolumnach 12 i 13;

• 15 – kolumna ta może pozostać wolna, ponieważ przedsiębiorca może wpisać w niej inne zaszłości gospodarcze, niewymienione we wcześniejszych kolumnach;

• 16 – miejsce na komentarze oraz uwagi, które dotyczą zapisków we wcześniejszych kolumnach.