Jak uniknąć zakupu niewiarygodnej bazy danych?

Przedsiębiorcy, zakładając działalność gospodarczą dążą do rozwoju swojej firmy poprzez zwiększanie liczby klientów, a to przekłada się na zwiększenie zysków.

Podstawowe zadania działu sprzedaży i działów marketingowych to pozyskiwanie nowych klientów. Obecnie, aby odnieść sukces takich działań pracownicy skupiają się na pozyskaniu danych osobowych klienta, takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail lub numer telefonu. Oznacza to potrzebę budowania bazy danych klientów. Jakie znaczenie mają bazy danych podczas działalności marketingowej? Jakie zastosowanie mają bazy danych i o czym należy pamiętać? Jak zbudować czy może kupić bazę danych? Jakie są podstawy prawne wykorzystania zakupionych danych? Jakie przepisy obowiązują przedsiębiorców korzystających z baz danych? Na co musi zwrócić uwagę przedsiębiorca kupujący bazę danych? Jakie przepisy ochrony danych osobowych obowiązują? Na czym polega pozyskanie dobrowolnej zgody od potencjalnego klienta? Na czym polega rozszerzony obowiązek informacyjny i kogo dotyczy? W jaki sposób przedsiębiorcy mogą dokonywać wysyłki informacji marketingowych do konsumentów i podmiotów gospodarczych? Jak uzyskać zgodę na komunikację marketingową? Postaramy się przybliżyć te tematy.

Zobacz: Jak często aktualizować bazy danych klientów?

Czym jest baza danych klientów?

W celu prowadzenia działalności marketingowej, która będzie skuteczna przedsiębiorcy tworzą własne bazy danych lub dokonują ich zakupu. Baza danych ma zwiększać skuteczność działań marketingowych, sprzedażowych i doprowadzić do zwiększenia zysków oraz realizacji założeń biznesowych. Skuteczność tych działań to dotarcie do odpowiedniej grupy docelowej. Korzystając z takiej bazy będziemy mieli obowiązek uzasadnić podstawę prawną do kontaktu w celach marketingowych. Zbudowanie własnej bazy klientów pozwala na poznawanie preferencji klientów, aby dopasować się ofertę do ich gustów i potrzeb.

Pierwszy krok to zebranie potrzebnych informacji do bazy danych osobowych. W przypadku klientów prowadzących działalność gospodarczą powinny zawierać takie informacje jak: nazwa potencjalnego klienta, lokalizacja, dane kontaktowe (telefon, e-mail), wielkość firmy, PKD, profil działalności, strona internetowa. Równie ważne są dane uzyskane z rejestrów, tj. NIP, REGON lub KRS, a także forma prawna przedsiębiorstwa, które może być potencjalnym klientem. Dane te można pozyskać z różnych źródeł.

Bazy danych mogą być wykorzystane do:

• tworzenia bazy potencjalnych klientów, którzy mogą być zainteresowani zakupem towarów lub usług (mogą to być zarówno osoby fizyczne jak i firmy);

• tworzenia bazy kontrahentów (podmioty gospodarcze), z którymi firma korzystająca z niej może współpracować.

Zdobądź nowych klientów! Zamów bazę danych firm już dziś!

Skuteczna baza danych

Dotarcie do klientów w Internecie jest coraz trudniejsze, gdyż potencjalni klienci są często "atakowani" z każdej strony reklamami. Dlatego sami je blokują utrudniając otrzymywanie informacji marketingowych. Wielu przedsiębiorców musi podjąć działania, aby zbudować lub dokonać zakupu baz danych, które będą przetwarzane w celu pozyskania i utrzymania klientów. Skuteczna baza danych powinna:

• zawierać aktualne dane w szczególności kontakt, aby możliwe było kierowanie informacji;

• należy spełnić obowiązek informacyjny dotyczący przetwarzania danych osobowych;

• zawierać zgody na przesyłanie informacji handlowych osób, których dane dotyczą;

• baza powinna być łatwa w obsłudze dla osób korzystających z niej,

• wspierać planowanych w przyszłości działań marketingowych i sprzedażowych.

Do budowania skutecznej bazy można wykorzystać: formularze kontaktowe na stronach www, platformy społecznościowe, blogi, materiały dodatkowe z możliwością pozostawienia danych kontaktowych, zapisy na newsletter, telemarketing.

Baza danych a RODO

Zgodnie z przepisami RODO, występują następujące przypadki, które określają termin spełnienia obowiązku informacyjnego przez administratora danych:

• w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych osobowych (najpóźniej w ciągu miesiąca);

• jeżeli dane osobowe będą zastosowane do komunikacji z osobą, której dotyczą – najpóźniej przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą;

• najpóźniej przy ich pierwszym ujawnieniu w przypadku, gdy ma zamiar ujawnić dane osobowe innemu odbiorcy.

Każdy rodzaj przetwarzania danych wymaga podania podstawy prawnej. Kupując bazę od innego podmiotu przedsiębiorca nie ma wpływu na to, jakiego rodzaju zgodami dysponuje sprzedający.

Nabywając bazę danych, istotny jest wgląd w treść zgód i poznać zakres operowania informacjami w niej zawartymi. Przy zakupie bazy danych istotna kwestia to legalność zawartych w niej danych. W jaki sposób dostawcy baz danych pozyskują zgody marketingowe? Często w treści wskazują, że dane mogą być wykorzystane przez partnerów dostawcy lub firmy współpracujące. W ten sposób konsument zgadza się otrzymywanie informacji od nieograniczonej liczby podmiotów (jest to utożsamiane ze zgodą in blanco). Można mieć słuszne wątpliwości to wystarczająca podstawa prawna do kontaktu.

Sprawdź: Bazy firm — sprawdź, jakie informacje można w nich znaleźć!

Obowiązki administratora bazy danych

Kontakt z potencjalnym klientem regulują przepisy RODO, ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną i prawo telekomunikacyjne.

Twórca bazy jest automatycznie jej administratorem, oznacza to kontrolę nad treścią uzyskiwanych zgód od właścicieli danych i wyznaczenie zakresu wykorzystania ich danych.

Po zakupie bazy podmioty obowiązuje wtórny obowiązek informacyjny (zgodnie z art. 25 ustawy o ochronie danych osobowych) wobec osoby, której dane są częścią tej bazy. Jednocześnie przy zakupie bazy danych zastosowanie ma rozszerzony obowiązek informacyjny (art. 14 RODO). Po zakupie bazy firma staje się administratorem danych i musi być w stanie uzasadnić podstawę prawną do kontaktu z osobą, której dane dotyczą. Pojawiają się także dodatkowe obowiązki, które trzeba przy tej okazji spełnić.

Jeżeli niezamówiona informacja handlowa zostaje wysłana do konkretnej osoby czy firmy, to obowiązkiem nadawcy jest poinformowanie o możliwości zrezygnowania z przyjmowania tych treści.

Zakup bazy danych

Wiele podmiotów oferuje dostęp do baz danych. Zakup bazy to szybki sposób pozyskania interesujących danych, jednak należy podejść do tego z rozsądkiem. Przed zakupem bazy danych należy sprawdzić wiarygodność sprzedawcy, sposób, w jaki stał się on właścicielem tej bazy, zweryfikować czy dokonał obowiązku informacyjnego zgodnie z RODO. To w dużej mierze pozwoli uniknąć problemów z wykorzystaniem danych w celu marketingowym. Należy unikać zakupu z niesprawdzonego lub nielegalnego źródła. Dane mogą być pozyskane bez zgody do ich przetwarzania, a kupujący staje się administratorem tych danych. Może to doprowadzić do roszczeń ze strony osoby, której dane znajdują się w bazie. W sporze z konsumentem nie można powoływać się na umowę z dostawcą bazy danych. Dlatego na etapie wyboru dostawcy należy dokładnie zweryfikować potrzebne dane.

Tekst zawiera autopromocję.