Fakturowanie - jak je zaplanować, aby było przyjemnością, a nie przykrym obowiązkiem

Wystawianie faktur to z jednej strony zadanie bardzo przyjemne, bo w końcu wiąże się z zyskami dla twojej firmy. Z drugiej jednak to zadanie bardzo odpowiedzialne, do którego warto podejść z ogromną powagą i zaangażowaniem. Pamiętaj, że to faktury stanowią podstawowy dokument, na podstawie którego obliczane są twoje zobowiązania wobec organów finansowych państwa.

Jak zaplanować fakturowanie?

Planowanie fakturowania jest kluczowym elementem zarządzania finansami firmy. Każda firma może mieć nieco inny proces fakturowania, który powinien być dostosowany do jej indywidualnych potrzeb i wymagań. Regularna analiza i dostosowywanie planu fakturowania do zmieniających się warunków biznesowych są kluczowe dla skutecznego zarządzania finansami przedsiębiorstwa. Dla niektórych istotna będzie obsługa faktur w kilku różnych walutach i językach, dla innych fakturowanie z magazynem lub rozbudowane funkcjonalności dotyczące księgowości. Wszystko to wiąże się ze świadczeniem usług lub specyfiką sprzedaży produktów, którą się zajmujesz. Firma szkoleniowa będzie mieć zupełnie inne potrzeby niż sklep e-commerce z odzieżą.

Warto też rozstać się z tradycyjnym sposobem wystawiania faktur. Oprogramowanie do fakturowania umożliwia automatyzację całego procesu, pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć pomyłek. Ponadto przy fakturach elektronicznych zgromadzonych w odpowiednio przygotowanym do tego systemie prostsze jest nie tylko samo wystawienie faktury, lecz także monitorowanie należności z odroczonym terminem płatności, zaplanowanie procesu przypominania klientom o tym, że termin płatności minął. Łatwiej także o generowanie wszelkiego rodzaju raportów dla instytucji finansowych, jak i na własne potrzeby przedsiębiorstwa.

Co ma znaczenie przy wystawianiu faktur?

Fakturowanie jest procesem stosunkowo prostym, pod warunkiem że zasady wystawiania faktur, sposób ich opisywania, doliczania podatku VAT i pozostałe istotne elementy zostają precyzyjnie określone i zdefiniowane. Warto od samego początku działalności wypracować sobie takie zasady. Dzięki temu sam proces wystawiania faktur nie będzie szczególnie skomplikowany, a ty zyskasz pewność, że dokumenty są wystawione poprawnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Dane stron transakcji, data wystawienia faktury i co jeszcze...

Niezależnie, czy stawiasz na ręczne przygotowywanie dokumentów, czy też korzystasz z pomocy oprogramowania, zawsze upewniaj się, czy szablony, na których pracujesz, są zgodne z obowiązującymi przepisami. Te się zmieniają od czasu do czasu i dotyczy to tak faktury VAT, jak faktury zaliczkowej itd. Każda faktura musi być przygotowana zgodnie z obowiązującymi sztandarami, inaczej bowiem urząd skarbowy ma prawo ją zakwestionować. Dotyczy to tak tradycyjnych wersji papierowych, jak i ich elektronicznych odpowiedników. Pod tym względem korzystanie ze sprawdzonego programu do fakturowania po raz kolejny okazuje się lepszym rozwiązaniem, ponieważ wszelkiego rodzaju szablony są aktualizowane na bieżąco, dzięki czemu masz gwarancję, że pracujesz na wzorach zawierających wszystkie niezbędne dane. Nie musisz pamiętać o podatku VAT, kompletnych danych odbiorcy, odpowiedniej dacie — system sam wymusza na tobie uzupełnienie tych danych. Nie ma znaczenia, czy to faktura z odroczoną płatnością, faktura korygująca czy zagraniczna.

Pamiętaj, że faktura stanowi oficjalne potwierdzenie sprzedaży produktów lub usług i dla każdej instytucji finansowej to właśnie ona jest podstawowym dokumentem poświadczającym twoje przychody.

Wystawianie faktur z magazynem — co ci daje?

Wystawiaj i wysyłaj faktury przez system, który ułatwi ci codzienne funkcjonowanie. Jedną z bardziej cenionych funkcjonalności w programach do fakturowania w wersji pro jest połączenie faktur z magazynem. Takie rozwiązanie znacznie skraca ci listę obowiązków związanych z kontrolą stanu danego towaru, śledzeniem potrzeb dotyczących zatowarowania, w przypadku e-commerce zachowania zgodności między tym, co na stronie sklepu, a tym, co rzeczywiście znajduje się w twoim magazynie. Połączenie magazynu i programu do wystawiania faktur pozwala kontrolować wszystkie etapy procesu od stanów przeznaczonych do sprzedaży, rzeczywistego stanu na magazynie i tego, co znajduje odzwierciedlenie w fakturach. Fakturowanie z magazynowaniem daje między innymi możliwość:

• drukowania stanów ilościowych,

• drukowania spisu z natury,

• nadawania cech produktom zgodnie z twoimi potrzebami kategoryzacji, ułatwiającymi śledzenie stanów i utrzymanie kontroli nad zasobami,

• drukowania dokumentów wewnętrznych takich jak WZ, PZ, MM, RW, które pozwalają zachować porządek w opisie stanów magazynowych,

• drukowania etykiet z kodami kreskowymi ułatwiającymi indeksację zawartości magazynu,

• prowadzenia cennika ze zdjęciami, stanowiącego niejednokrotnie bardzo istotne wsparcie przy magazynowaniu, jak i fakturowaniu,

• generowania trzech poziomów cen,

• wyliczania marży, rabatów i upustów zgodnie z przyjętą przez ciebie polityką cenową.

Jednym z obowiązków przedsiębiorców jest prowadzenie gospodarki magazynowej. Program do fakturowania z magazynem znacznie ułatwia jego spełnienie.