Faktura korygująca a nota korygująca — różnice

Nota korygująca i faktura korygująca to dwa różne dokumenty, mimo że każdy z nich służy do korekty błędów w fakturze pierwotnej. Będąc nabywcą czy też sprzedawcą towarów lub usług warto znać reguły i sytuacje właściwe dla wystawienia każdego z tych dokumentów.

Kiedy należy wystawić korektę faktury a kiedy notę korygującą? Jakie rodzaje błędów koryguje każdy z dokumentów? Kto wystawia fakturę korygującą a kto notę korygującą ? Wyjaśniamy.

Wystawienie faktury korygującej

Faktura korygująca pozwala na skorygowanie błędów merytorycznych we wcześniej wystawionym dokumencie sprzedaży. Zgodnie z art.106j Ustawy o podatku od towarów i usług podatnik powinien wystawić fakturę korygującą w przypadku gdy po wystawieniu faktury pierwotnej :

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie;

• opakowania i towar zostały zwrócone sprzedawcy;

• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty;

• udzielono obniżki ceny w formie rabatu;

• udzielono opustów i obniżek cen;

• stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

W przypadku faktury korygującej korekcie podlegają wszystkie błędy jakie popełniono przy wystawieniu faktury pierwotnej, również te, które poprawia nota korygująca. Za pomocą faktury korygującej można poprawić m.in. dane nabywcy, dane sprzedawcy, dane o przedmiocie i wartości transakcji , o terminie płatności, kwocie podatku.

Dokument wystawiany jest przez sprzedawcę towarów i usług, który sporządził fakturę pierwotną.

Co powinna zawierać faktura korygująca?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami faktura korygująca powinna zawierać:

• słowa faktura korygująca albo korekta;

• numer faktury oraz datę wystawienia faktury korygującej;

• dane zawarte w fakturze, której dotyczy korekta;

• przyczynę korekty;

• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego należy podać kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego (z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej z opodatkowania);

• w pozostałych przypadkach — prawidłową treść korygowanych pozycji.

Czytaj też: Faktoring: Co to jest i jak może pomóc w finansowaniu firmy?

Typy faktur korygujących

Faktury korygujące dzieli się zasadniczo na :

• faktura korygująca pozycje faktury — wystawiana, aby poprawić błędy w pozycjach wartości, ilości, stawki podatku VAT. Faktura ta podlega księgowaniu.

• faktura korygująca dane formalne — wystawiana aby poprawić błędy w elementach opisowych faktury tj, błąd w nazwie, adresie, dacie sprzedaży, niewłaściwy NIP. Taka faktura, nie jest księgowana a jedynie podpinana do faktury pierwotnej.

Istnieje także podział faktur korygujących ze względu na zmianę podstawy opodatkowania:

• faktura in plus — korekta powoduje podwyższenie podstawy opodatkowania;

• faktura in minus — korekta powoduje obniżenie podstawy opodatkowania.

Potwierdzenie odbioru faktury korygującej

W przypadku jeśli nastąpiło obniżenie podstawy opodatkowania lub pomyłka w samej kwocie podatku konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Obniżenia podstawy opodatkowania i samego podatku można dokonać tylko pod warunkiem posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru czy też usług. Potwierdzenie takie powinno dotrzeć do sprzedawcy przed upływem terminu składania deklaracji podatkowej VAT-7 za dany okres rozliczeniowy.

Jeśli potwierdzenie odbioru faktury korygującej dotrze do sprzedawcy w terminie późniejszym można je dopiero uwzględnić w rozliczeniu za okres , w którym otrzymano potwierdzenie.

Potwierdzenie odbioru w przypadku, gdy korekta dotyczy obniżenia podatku VAT może nastąpić poprzez:

• potwierdzenie w formie pisemnej;

• list polecony (zwrotne potwierdzenie odbioru);

• potwierdzenie elektroniczne (mail z podpisem kwalifikowanym);

• listowne przekazanie egzemplarza faktury korygującej z datą i podpisem;

• fax.

Ustawa o podatku od towarów i usług nie wskazuje czy podobne czynności należy wykonać w przypadku podwyższenia podstawy opodatkowania. Przyjmuje się, że korekta faktury pierwotnej podnosząca podatek powinna być uwzględniona w deklaracji rozliczeniowej w miesiącu jej wystawienia. W takim przypadku nie wymagane jest potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę faktury.

Zgodnie z art. 29a ust. 15 ustawy o podatku vat potwierdzenia odbioru faktury korygującej nie trzeba posiadać też, w przypadku :

• sprzedaży energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych;

• eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;

• dostawy towarów i usług, których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;

• sytuacji, gdy nie posiadamy potwierdzenia odbioru faktury korygującej umniejszającej wartość podatku, ale z innej dokumentacji wynika, że kontrahent wie, iż transakcja powinna być inaczej opodatkowana.

Wystawienie noty korygującej

Nota korygująca jest dokumentem pozwalającym na skorygowanie błędów formalnych wcześniej wystawionego dokumentu sprzedaży towarów lub usług. Do wystawienia noty korygującej uprawniony jest nabywca faktury pierwotnej, czyli osoba lub podmiot kupujący produkty lub usługi. Nabywca może wystawić notę korygującą w dowolnym momencie i powinien przekazać ją sprzedawcy.

Nota korygująca uwzględnia tylko te błędy, które nie mają wpływu na wyliczenia podatku, czyli np:

• błędy w nazwie czy adresie nabywcy;

• nieprawidłowy opis transakcji;

• błędnie podana data sprzedaży;

• niewłaściwy NIP;

• niewłaściwy numer rejestracyjny pojazdu w przypadku zakupu paliwa;

• błędne podanie terminu płatności.

Kwestie związane z korygowaniem w/w błędów zostały unormowane w art.106k Ustawy o podatku od towarów i usług.

Nota korygująca nie jest dokumentem sprzedażowym i nie może stanowić podstawy do obliczenia podatku VAT.

Co powinna zawierać nota korygująca?

• wyrazy: nota korygująca;

• numer faktury pierwotnej, którą się koryguje;

• datę wystawienia faktury pierwotnej;

• dane sprzedawcy i nabywcy tj. numery NIP, adresy, imiona i nazwiska bądź nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług;

• dane spisane z faktury, na podstawie której wystawiana jest nota (m.in. kwoty, stawki podatku, opisy towarów lub usług, numery kont bankowych);

• opis korekty czyli korygowaną treść wraz z jej prawidłowym brzmieniem.

Nota korygująca może być wystawiona zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej.

Akceptacja noty korygującej

Czynnikiem warunkującym skuteczność (ważność) noty korygującej jest jej akceptacja przez wystawcę faktury pierwotnej. Przepisy nie określają formy akceptacji noty korygującej. Najczęściej jednak przybiera ona postać podpisu na obydwu egzemplarzach noty korygującej i odesłania jednego egzemplarza do nabywcy (podatnika). Informacja o tym, że wystawca faktury pierwotnej otrzymał notę korygującą, zapoznał się ze zmianami i akceptuje je może nastąpić także drogą elektroniczną np. poprzez e-mail.

Podsumowanie

Faktura korygująca i nota korygująca są bardzo ważnymi dokumentami umożliwiającymi korektę błędów na fakturze sprzedaży. Należy jednak pamiętać, że obydwa dokumenty różnią się między innymi celem wystawienia, zawartością oraz skutkami prawnymi. Noty korygującej nie wolno wystawiać gdy mamy do czynienia ze zmianami kwot na fakturze pierwotnej. Tylko faktura korygująca daje możliwość poprawienia wszystkich pozycji na fakturze pierwotnej.