Dokumentacja pracownicza — nowe zasady prowadzenia

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji przebiegu zatrudnienia pracownika. Pracodawca bez względu od prowadzonej formy działalności oraz liczby zatrudnionych pracowników zobowiązany jest założyć i prowadzić, odrębnie dla każdego z nich akta osobowe. Jest to ważne ze względu na znaczenie tzw. dowodowe w przypadku, gdy dochodzi do sporów o roszczenia w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Zasady, co do prowadzenia dokumentacji pracowniczej zawiera rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Jak powinna być prowadzona i jakie są zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej? Jakie są części dokumentacji pracowniczej? Jak odbywa się odbiór dokumentacji pracowniczej? Jakie zmiany zostały wprowadzone w 2023 w dokumentacji pracowniczej?

Akta osobowe

Do 20 marca 2023 r. akta osobowe pracowników składały się z czterech części: A, B, C, D.

Niezależnie od formy przechowywania dokumentacji pracowniczej akta osobowe muszą być prowadzone w porządku chronologicznym. Pracodawcy przechowują w aktach osobowych pracownika odpisy oraz kopie składanych dokumentów poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Część A — zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, są to:

• wypełniony kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

• świadectwa pracy (kopie) lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia;

• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;

• świadectwa ukończenia szkoły w celu potwierdzenia wykształcenia, są to kopie dokumentów przedłożonych przez pracownika, poświadczone za zgodność z przedłożonym dokumentem;

• skierowania na badanie lekarskie oraz orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na stanowisku;

• inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Część B — zawiera dokumenty dotyczące spraw związanych ze stosunkiem pracy oraz związane z wykonywaniem pracy i przebiegiem zatrudnienia. Przechowuje się tu:

• umowy o pracę, formularze dotyczące nawiązania stosunku pracy, zakres czynności;

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;

• oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z treścią regulaminu pracy, z przepisami bhp, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia;

• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się oraz przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej;

• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownika;

• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia;

• dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP;

• wniosek pracownika dotyczący korzystania z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;

• dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;

• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;

• dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej, a poprzednio w formie telepracy.

Część C — gromadzone są tu dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby, tj:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę;

• kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy;

• dotyczące żądania wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;

• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.

Część D — miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w innych przepisach.

Wyodrębnienia tej części przeznaczonej na kary porządkowe jest sporym ułatwieniem dla osób odpowiedzialnych za prowadzenie akt osobowych pracownika, ponieważ przepisy jasno wskazują obowiązek skutecznego i nieodwracalnego usunięcia z akt informacji o karze. Przepisy przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu nienagannej pracy pracownika.

Pozostała dokumentacja pracownicza

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmuje:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy – między innymi ewidencję czasu pracy;

• dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o: urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego, oświadczenie pracownika będącego rodzicem dziecka do 14 lat o korzystaniu ze zwolnienia tzw. opieka na zdrowe dziecko;

• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą;

• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego przysługujące pracownikowi oraz środków ochrony indywidualnej, w tym wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Z dniem 6 lutego 2023 r. w Dzienniku Ustaw została ogłoszona ustawa zmieniająca kodeks pracy, która oprócz nowych zasad pracy zdalnej, określiła zasady kontroli trzeźwości pracowników. Konsekwencją tej nowelizacji są zmiany w dokumentacji pracowniczej, które weszły w życie 21 marca 2023 r. Przepisy dotyczące kontroli trzeźwości weszły w życie 21 lutego 2023 r. Tym samym pracodawcy zyskali podstawę prawną do kontrolowania pracowników na okoliczność trzeźwości oraz obecności w organizmie innych niedozwolonych środków działających podobnie do alkoholu. Powyższa nowelizacja wymusiła zmianę w aktach osobowych pracowników. W związku z tym Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przygotowało rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z wytycznymi zawartymi w rozporządzeniu przepisami, wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników od 20 marca 2023 r. akta osobowe pracowników powinny zawierać część E.

Część E — dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika, przechowywane są tu:

• informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę;

• informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego;

• informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu;

• informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

W Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 11 czerwca 2003 r. w sprawie wykazu środków działających podobnie do alkoholu są:

• opioidy;

• amfetamina i jej analogi;

• kokaina;

• tetrahydrokanabinole;

• benzodiazepiny.

Akta osobowe w formie elektronicznej?

Przez wiele lat akta pracownicze mogły być przechowywane tylko w formie papierowej. Forma elektroniczna mogła spełniać funkcję pomocniczą. Na chwilę obecną pracodawca może zdecydować, w jakiej formie chce prowadzić akta - papierowej (jak dotychczas) czy elektronicznej (e-teczka). Może wybrać formę mieszaną, np. akta osobowe starszych pracowników prowadzić w formie papierowej, a nowo zatrudnionych w formie elektronicznej.

Pracodawca prowadzący dokumentację w formie elektronicznej zobowiązany jest do wdrożenia rozwiązań informatycznych, które umożliwią identyfikację osoby, która dokonuje zmian i wpisów w systemie kadrowo-płacowym.

Pracodawca musi również zadbać o:

• zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem i utratą danych,

• regularne sporządzanie kopii bezpieczeństwa i przechowywanie ich na innym nośniku, tak aby zabezpieczyć się przed ewentualną utratą akt osobowych pracownika,

• zabezpieczenie sieci informatycznej w firmie na wypadek cyberwłamania.

Dokument, który pracodawca posiada w formie papierowej przed dołączeniem do e-akt musi zostać:

• zeskanowany i zapisany w pliku PDF,

• podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy,

• zapisać plik .xml zawierający określone metadane.

Zgodnie z przepisami plik .xml jest obowiązkowym elementem dokumentu elektronicznego. Powinien zawierać poniższe metadane:

• identyfikator dokumentacji;

• identyfikator dokumentu;

• rodzaj dokumentu;

• datę powstania dokumentu;

• imię i nazwisko pracownika;

• PESEL pracownika;

• nazwę pracodawcy;

• datę utworzenia zbioru dokumentów do przekazania, w którym znajduje się dany dokument;

• datę podpisania dokumentu kwalifikowanym podpisem.

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację? Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi po ustaniu stosunku pracy:

• 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie 1 stycznia 2019 roku lub później,

• 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożysz do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie: oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA),

• 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w firmie przed 1 stycznia 1999 roku.

Dla dokumentacji objętej 10-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z pracownikiem uległ rozwiązaniu lub wygasł. Następnie były pracownik ma miesiąc na odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez pracodawcę, a pracodawca – 12 miesięcy na jej zniszczenie.

Dla dokumentacji objętej 50-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczysz się od dnia ustania stosunku pracy. Należy przekazać pracownikowi informację o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w formie papierowej wraz ze świadectwem pracy. Kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku pracownika należy wydać w terminie 30 dni. Pracodawca ma obowiązek przechować dokumentację pracowniczą w sposób bezpieczny, zabezpieczając przed zniszczeniem.