Czym się zajmuje kadrowa? Jak nią zostać i jakie wymagania musi spełnić?

Kadrowa to pracownik, którego potrzebuje każda firma. Osoby pracujące w tym zawodzie zajmują się prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, dbaniem o poprawność dokumentów pracowniczych, ponieważ to właśnie na ich podstawie tworzone są umowy i wyliczane wynagrodzenia. Czym dokładnie zajmuje się dział kadr? Jakie obowiązki ma kadrowa i jakie są wobec niej wymagania? Przeczytaj artykuł i dowiedz się więcej na ten temat.

Specjalista ds. kadr — zawód zawsze potrzebny

Jakim obowiązkom musi sprostać kadrowa? Praca kadrowej, jest pracą bardzo odpowiedzialną wymaga bowiem wiedzy dziedzin z zakresu prawa pracy, podatków, psychologii oraz finansów. Zakres obowiązków związanych z tą rolą może znacząco różnić się w zależności od specyfiki miejsca zatrudnienia. W mniejszych przedsiębiorstwach specjalista ds. kadr i płac jest kluczową postacią, odpowiedzialną zarówno za precyzyjne naliczanie wynagrodzeń, jak i kompleksową opiekę nad pracownikami. To on sprawuje pieczę nad wszystkimi aspektami związanymi z pracownikami, dbając o ich zadowolenie i efektywność ich pracy. Natomiast w większych zakładach pracy, rola ta może skupiać się na węższym obszarze działań oraz ściśle określonych obowiązkach. Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, specjalista ds. kadr i płac uczestniczy w procesie rekrutacji pracowników oraz tworzeniu nowych stanowisk pracy. Bez względu na miejsce zatrudnienia, taka osoba musi być przygotowana do kompleksowego zarządzania zasobami ludzkimi w firmie oraz zagwarantowania prawidłowego funkcjonowania działań związanych z wynagrodzeniami pracowników.

Przedstawiamy zakres obowiązków pracownika działu kadr:

• prowadzenie teczek osobowych zatrudnionych pracowników

• przygotowywanie umów, świadectw pracy oraz oświadczeń

• obliczanie wynagrodzeń oraz urlopu

• przygotowywanie raportów

• prowadzenie rejestracji czasu pracy pracowników

Kadrowa obsługuje wszelką dokumentację związaną z pracownikami, przykładowo: dokumenty dostarczane przez pracowników na początku zatrudnienia (CV, rekomendacje), umowy o pracę, aneksy oraz różne inne dokumenty, które muszą się znaleźć w aktach pracownika (noty od pracodawcy), wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie, zaświadczenia ZUS zwolnienia, wypowiedzenia.

Jakie umiejętności musi posiadać kadrowa?

Zawód ten wymaga od osoby go wykonującej skrupulatności, systematyczności i uważności, ponieważ ewentualne błędy w dokumentacji mogą być dużym problemem dla firmy. Oprócz prowadzenia dokumentacji pracowniczej, co jest jej głównym zadaniem, zajmuje się też kontaktami np. z urzędem skarbowym, nadzorowaniem szkoleń BHP oraz rozliczeniami pracowniczymi. Osoba na stanowisku kadrowej musi posiadać też różnorodne umiejętności. Wymagana jest biegła znajomość matematyki oraz umiejętności analityczne, które pozwalają dokładnie analizować i obliczać wynagrodzenia. Oprócz tego konieczne jest zrozumienie prawa pracy, przepisów płacowych i regulacji podatkowych, co zapewnia prawidłową i zgodną z przepisami obsługę spraw związanych z wynagrodzeniami i świadczeniami pracowników. W dzisiejszych czasach popularne są również różne systemy informatyczne służące do zarządzania danymi personalnymi oraz rozliczeniami płacowymi. Obsługa programów kadrowo-płacowych jest więc umiejętnością, którą kadrowa musi posiadać.

Ponieważ osoba pracująca na tym stanowisku często ma kontakt bezpośredni z pracownikami, umiejętności komunikacyjne są nieodzowne. Zrozumienie potrzeb i oczekiwań pracowników oraz umiejętność przekazywania skomplikowanych informacji w sposób zrozumiały dla innych są kluczowe dla tego stanowiska. Dodatkowo specjalista ds. kadr i płac może doradzać pracownikom w kwestiach związanych z prawem pracy, dlatego umiejętność udzielania rzetelnych porad i interpretacja przepisów jest bardzo istotna.

Jakie cechy powinna posiadać dobra kadrowa?

Osoba pracująca na tym stanowisku musi posiadać też konkretne cechy osobowości. Kadrowa powinna być:

• komunikatywna;

• asertywna;

• zdyscyplinowana;

• dokładna;

• punktualna;

• umieć dobrze organizować swoją pracę;

• posiadać umiejętność zarządzania ludźmi;

• umieć radzić sobie w trudnych sytuacjach i rozwiązywać konflikty oraz problemy innych;

Wymagania wobec specjalisty ds. kadr i płac

Podczas zatrudniania nowego pracownika, przedsiębiorca ma prawo określać warunki, które są ważne dla danego stanowiska. To podejście znacząco podnosi szanse na wybór osoby, która jest odpowiednia do pełnienia danej roli. Ta sama zasada działa w przypadku poszukiwania kandydata do działu kadr.

Na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac istotne jest kierunkowe wykształcenie, ściśle związane z dziedziną ekonomii. Osoby, które dopiero co ukończyły swoją edukację, często rozpoczynają pracę w mniejszych firmach, gdzie pod opieką bardziej doświadczonego pracownika mogą zdobywać praktyczne doświadczenie zawodowe. Z biegiem lat wykorzystują oni swoje umiejętności i zdobytą wiedzę, a ich kariera może ewoluować poprzez pracę w większych przedsiębiorstwach oraz na samodzielnych stanowiskach. Dlatego kluczowym atutem jest posiadanie już zdobytego doświadczenia zawodowego, które pozwoli na szybkie wdrożenie się w politykę firmy oraz przejęcie odpowiedzialności za powierzone obowiązki.

Warto jednak zaznaczyć, że oczekiwania wobec specjalisty ds. kadr i płac mogą być zróżnicowane, w zależności od profilu firmy. To, czym firma się zajmuje, ma wpływ na zakres obowiązków kadrowej. Oprócz tego specjalista ds. kadr i płac jest odpowiedzialny za komunikację z pracownikami, również z obcokrajowcami, jeśli tacy są zatrudnieni. Znajomość przynajmniej jednego języka obcego staje się więc dodatkowym atutem. Także znajomość przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz podstawowych zagadnień prawnych, może okazać się wartościowe w wykonywaniu obowiązków na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac.