Czym jest retencja pracownicza?

Retencja pracownicza odnosi się do zdolności organizacji do utrzymania swoich pracowników i zmniejszenia rotacji personelu. Jest to kluczowy wskaźnik dla firm, ponieważ wysoka retencja pracowników często koreluje z pozytywnym środowiskiem pracy, wyższą produktywnością oraz lepszymi wynikami finansowymi. Strategie retencji są niezwykle ważne dla każdej organizacji, chcącej zatrzymać wartościowych i doświadczonych pracowników. Zapraszamy do artykułu, w którym dowiesz się, czym dokładnie jest retencja pracownicza i jak obliczyć jej wskaźnik.

Definicja i sposób obliczania

Retencja pracowników, jest wskaźnikiem oznaczającym zdolność firmy do zatrzymania pracowników w swoich strukturach. Jeśli pracownicy zostają w firmie na dłużej, to retencja jest wysoka. A jeśli szybko zmieniają pracę i odchodzą z firmy, to mówimy o niskiej retencji.

Wskaźnik retencji oblicza się wg wzoru:

Aktualna ilość pracowników w firmie / ilość pracowników na początku.

Obliczeń dokonuje się w odniesieniu do konkretnego okresu czasu, który może być dowolny. Zwykle tym okresem jest 12 ostatnich miesięcy, ale mogą to być też dwa, trzy lata. Nie bierze się przy tym pod uwagę nowych zatrudnień.

Do czego służy wskaźnik?

Wskaźnik pozwala stwierdzić, jaka część pracowników zostaje w firmie na dłużej. Obliczeń można dokonać w odniesieniu do całej kadry, bądź tylko jakiejś ich grupy (np. magazynierów, handlowców, itp.). Wnioski, jakie można uzyskać, analizując dane w odniesieniu do konkretnej grupy pracowniczej, mogą być bardzo cenne dla firmy. Na przykład niska retencja dotycząca tylko wykwalifikowanych robotników, może być dla firmy bardziej dotkliwa, niż na przykład magazynierów, których z łatwością można zastąpić. Badanie retencji pracowników kluczowych dla firmy da zatem odpowiedź, czy właściwie rozpoznano ich potrzeby i zmusi pracodawcę do zastanowienia co zrobić, by praca była dla nich atrakcyjna i zostali na dłużej.

Z kolei wysoka retencja pracowników w okresie próbnym świadczy o skutecznej rekrutacji.

Jeśli wskaźnik spada w odniesieniu do całej grupy pracowniczej, zazwyczaj jest to sygnał, że coś niepożądanego dzieje się w firmie (np. spadek produkcji) lub wskazuje na zmiany rynku pracy.

Jaki wskaźnik jest korzystny dla firmy?

Uważa się, że wskaźnik retencji na poziomie 90%, jest optymalny. Oznacza to, że większość zatrudnionych w firmie w niej pozostaje, bo warunki, w jakich pracują, są dla nich korzystne. Firma dobrze prosperuje i nie ma potrzeby ich zmiany. Pracodawca odnosi też dodatkową korzyść, ponieważ nie ponosi nadmiernych kosztów, związanych z zastępowaniem odchodzących pracowników.

Jak interpretować wskaźnik?

By właściwie zinterpretować wskaźnik, trzeba uwzględnić również inne czynniki. W tym celu dobrze jest zestawić go z wynikami badania satysfakcji pracowniczej, badaniem efektywności oraz ustalić, jakie są przyczyny odchodzenia z pracy.

Wysoka retencja, ale niski poziom satysfakcji pracowników oznacza, że firma oferuje atrakcyjne wynagrodzenie i zatrudnionym nie opłaca się odchodzić, mimo że nie są zadowoleni z pracy. Ta sytuacja jest korzystna tylko, gdy pracownicy wykonują proste, powtarzalne prace. Ale jeśli oczekuje się od nich inwencji, to panująca atmosfera zniechęcenia i marazmu sprawia, że nie są oni wydajni i twórczy, więc w konsekwencji gorzej pracują.

Wysoka retencja a niska efektywność oznacza natomiast, że pracownicy są w bardzo komfortowej sytuacji. Dobrze zarabiają i ale mało pracują, nie są kreatywni, bo czują, że nie muszą. Wierzą, że ich posada nie jest zagrożona i nie zostaną zwolnieni.

Dokonując oceny wskaźnika, trzeba również uwzględnić jaki charakter miało odejście z pracy. Czy było wymuszone, czy też dobrowolne. Nie każdy spadek retencji jest więc powodem do zmartwienia. Odejścia na emeryturę lub przechodzenie między spółkami, spowoduje, że na papierze retencja maleje, ale dla firmy nie ma to większego znaczenia.

Do innych czynników mających wpływ na wielkość wskaźnika, należą: wiek zatrudnionych oraz branża, w której działa firma. Zauważalna jest tendencja do częstszej zmiany pracy osób przed 40 rokiem życia. Przywiązują oni mniejszą wagę do stabilności zatrudnienia i nie zawsze są lojalni w stosunku do pracodawcy aniżeli osoby z pokolenia X (urodzeni w latach 1965-1980). Stabilne wskaźniki retencji ma się szanse uzyskać, stawiając na pracowników powyżej 40 roku życia. Dla nich istotna jest trwałość zatrudnienia i ciągły rozwój zawodowy. Ta grupa jednocześnie jest bardziej zadowolona ze swojej pracy, o czym świadczą przeprowadzone badania.

Przyglądając się z kolei branżom, można zauważyć, że największy spadek retencji obserwuje się w gastronomi, sprzedaży, obsłudze klienta oraz turystyce. Zwłaszcza tam, gdzie działalność firmy jest sezonowa.

Jak osiągnąć dobry współczynnik?

Wysoki wskaźnik retencji zależy od wielu czynników, które w sumie mają wpływ na poziom satysfakcji pracownika. Najważniejsze z nich to:

• Przyjazne miejsce pracy, które oparte jest na przejrzystych zasadach, a przełożony w jasny sposób wyjaśnia pracownikowi jego rolę i obowiązki. Pracodawca słucha głosu pracowników i jest otwarty na ich potrzeby. Zapewnia warunki, które wspierają równowagę między pracą, a życiem prywatnym tj. praca zdalna, elastyczne godziny pracy. Dobre warunki pracy ograniczają stres pracownika, który czując się bezpiecznie, nie myśli o odejściu.

• Wynagrodzenia i benefity — atrakcyjne, konkurencyjne wynagrodzenie jest zazwyczaj cennym wabikiem przyciągającym, ale i utrzymującym stabilne zatrudnienie. Dla wielu pracowników dodatkowym atutem będą oferowane pakiety np. prywatnej opieki medycznej, karty sportowe.

• Rozwój zawodowy i awans — możliwość podnoszenie kwalifikacji i rozwój, to jeden z ważniejszych powodów, dla których pracownik decyduje się związać z daną firmą. Jeśli ma on od samego początku zatrudnienia, jasno nakreśloną ścieżkę rozwoju, pozna cele i warunki, jakie ma spełnić oraz otrzyma odpowiednie narzędzia i wsparcie pracodawcy, w większości przypadków łatwo nie zrezygnuje.

• Dobre relacje w firmie — skuteczne rozwiązywanie konfliktów między współpracownikami, reagowanie w razie problemów jest sygnałem, że firma dba o to, by wszystkim się dobrze pracowało. Docenianie i wyrażanie uznania za pracę pracownika pozwala wzmocnić jego poczucie wartości, ale też ugruntowuje więź z pracodawcą. Partnerski kontakt z przełożonymi, otwartość w zakresie informowania o przyjętej przez firmę strategii i długoterminowych planach, wzmacnia lojalność i zaangażowanie pracownika.

• Kultura organizacyjna w firmie — to sposoby postępowania, które charakteryzują funkcjonowanie danej firmy. Należą do nich: działania podejmowane do integracji pracowników, jasne wytyczenie celów firmy, podnoszenie zaangażowania pracowników, ujednolicenie systemu nagradzania i oceny pracowników, wypracowanie sposobów komunikacji obowiązujących w firmie opartych na szacunku, zaufaniu i uczciwości. Ważnym elementem kultury organizacji w trudnych czasach (pandemia, reorganizacja) jest zapewnienie podwładnym wsparcia w różnych obszarach potrzeb pracownika.