Czy rodzina może pracować bez umowy — jak zatrudniać członków rodziny?

Duża część przedsiębiorców zakładających swoje firmy w Polsce podejmuje decyzję o założeniu firmy rodzinnej. W takiej firmie to dzieci i małżonkowie stają się pracownikami zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę. Przedsiębiorcy często decydują się na takie rozwiązanie np. z powodu chęci współpracy z osobami sprawdzonymi i takimi, do których mają większe zaufanie. Na czym dokładnie polega zatrudnienie członka rodziny? Jak wyglądają regulacje w tym zakresie? Zapraszamy do artykułu, w którym postaramy się wyjaśnić, na czym polega taki układ w firmie.

Na jakich zasadach zatrudnić członka rodziny w firmie?

Członkowie rodziny mogą być zatrudniani na podstawie różnych rodzajów umów. Jednym z najpopularniejszych jest oczywiście standardowa umowa o pracę, która powoduje, że stosunek pracy między pracownikiem a pracodawcą podlega przepisom zawartym w kodeksie pracy.

W wielu przypadkach jednak zdarza się, że przedsiębiorcy zawierają ze swoimi bliskimi zwykłe umowy zlecenia. Mimo że przepisy prawne nie wymagają w takim przypadku takiego samego poziomu ochrony pracownika, jak w przypadku umowy o pracę, to jednak takie umowy zwykle są pełnoskładkowe. Oznacza to, że pracodawca odpowiada za opłacanie wszystkich składek ubezpieczeniowych, obejmujących zarówno składki na ubezpieczenie społeczne, jak i ubezpieczenie zdrowotne. W rezultacie tego właściciel działalności gospodarczej ponosi pełen koszt związany z ubezpieczeniem pracowników zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia. Warto jednak pamiętać, że konkretna forma umowy zależy od potrzeb i warunków współpracy między przedsiębiorcą a członkami rodziny, a także od obowiązujących przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

Kiedy członek rodziny staje się osobą współpracującą?

To, czy członek rodziny zatrudniony jest jako zwykły pracownik lub osoba współpracująca zależy od tego, jakiego członka rodziny zatrudnia pracodawca. Według art. 2 Kodeksu pracy pracownikiem staje się osoba zatrudniana na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania czy też spółdzielczej umowy o pracę. Jeżeli chodzi o osobę współpracującą, jest to pracownik spełniający kryteria określone w art. 8 ust 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 r. Kryteria te dotyczą przede wszystkim stopnia pokrewieństwa lub spowinowacenia pracownika z pracodawcą.

Zgodnie w powyżej przedstawionymi przepisami osobami współpracującymi z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą są:

• małżonkowie;

• dzieci własne;

• dzieci drugiego z małżonków oraz dzieci przysposobione;

• rodzice;

• macocha, ojczym;

• osoby przysposabiające.

Samo powiązanie z pracodawcą nie jest jednak wystarczające. Konieczne jest również spełnienie kryterium pozostawania we wspólnym gospodarstwie domowym oraz współpracy przy prowadzeniu działalności gospodarczej, wykonywaniu umowy agencyjnej czy też zlecenia. Warto również zaznaczyć, że osoba, która zawarła umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego, nie jest uważana za osobę współpracującą.

Czy możliwe jest zatrudnienie członka rodziny bez umowy?

Nawiązanie współpracy z członkiem rodziny możliwe jest na różne sposoby. Pierwszym podstawowym jest zawarcie z nim umowy o pracę. Kolejny to zatrudnienie członka rodziny na podstawie umowy cywilnoprawnej. Warto jednak zaznaczyć, że zasady obowiązujące w przypadku osoby współpracującej na podstawie umowy zlecenia nie przewidują dla pracownika ani pracodawcy szczególnych przywilejów.

Ostatnia możliwość to zatrudnienie członka rodziny bez formalnej umowy. Tego rodzaju współpraca może mieć charakter doraźny i musi być wykonywana bez wynagrodzenia. Ważne jest, że członek rodziny, który decyduje się na taką współpracę, nie traci swojego statusu np. jako osoba bezrobotna lub rencista. Jednak osoby przebywające na zwolnieniu lekarskim nie mogą podjąć takiej współpracy.

Wynagrodzenie członka rodziny w przypadku braku umowy

Członek rodziny, który zatrudniony jest na podstawie umowy zlecenia, podlega takim samym przepisom co inni zleceniobiorcy, zarówno jeżeli chodzi o kwestię jego wynagrodzenia, jak i oskładkowania. Przy zatrudnieniu członka rodziny na podstawie umowy o pracę, konieczne staje się również sporządzenie listy płac, co może okazać się problematyczne ze względu na niestandardowy sposób obliczania składek. Zatrudnienie członka rodziny bez zawarcia formalnej umowy, jest możliwe tylko w przypadku, gdy osoba taka nie otrzymuje wynagrodzenia za pracę. Jeżeli pracodawca jednak chce wypłacić wynagrodzenie osobie współpracującej, musi zawrzeć z nią umowę o pracę bądź umowę cywilnoprawną.

Zatrudnianie członków rodziny — ZUS

Każdy z członków rodziny, który zostaje zatrudniony na podstawie umowy o pracę lub jako osoba współpracująca, podlega obowiązkowi ubezpieczenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), natomiast przedsiębiorca odpowiedzialny jest za odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, za takiego członka rodziny.

Aby zgłosić członka rodziny do ZUS-u, przedsiębiorca powinien wypełnić druk ZUS ZUA i wskazać odpowiedni kod ubezpieczenia, który w przypadku ubezpieczenia społecznego wynosi 05 11. Jeśli osoba współpracująca jest już objęta innym ubezpieczeniem społecznym, na przykład jako pracownik na umowie o pracę, a jedynie potrzebuje ubezpieczenia zdrowotnego, zgłoszenia dokonuje się na druku ZUS ZZA. Należy jednak pamiętać, że zgłoszenie do ZUS-u członka rodziny powinno być zrealizowane w ciągu 7 dni od momentu powstania obowiązku ubezpieczenia, aby zapewnić pełną zgodność z obowiązującymi przepisami.

Oprócz tego co miesiąc przedsiębiorca musi przygotować:

• deklarację ZUS DRA — jest to deklaracja rozliczeniowa, w której pokazuje się rozliczenie składek ZUS oraz wypłaconych świadczeń wobec pracowników,

• deklarację ZUS RCA — stanowi ona imienny raport miesięczny na temat należnych składek i wypłaconych świadczeń, w sytuacji gdy osoba współpracująca objęta jest ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym,

• ZUS RZA — to imienny raport miesięczny o należnych składkach zdrowotnych w przypadku, gdy osoba współpracująca podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Powyższe deklaracje przekazać trzeba w terminie do 15 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Jeżeli natomiast przedsiębiorca chce zakończyć współpracę z osobą współpracującą, dokonać musi jej wyrejestrowania przy pomocy druku ZUS ZWUA.

Osoba współpracująca — składki ZUS

Składki, jakie przedsiębiorca musi rozliczyć w przypadku osoby współpracującej, zależą między innymi od rodzaju tych składek oraz tego czy osoba ta nie posiada również innego tytułu ubezpieczenia.

Poniżej przedstawiamy sytuacje, jakie mogą wystąpić:

• osoba współpracująca zatrudniona jest na umowę o pracę lub pracuje bez umowy — w takim przypadku zawsze płaci się tzw. duży ZUS,

• osoba współpracująca zatrudniona jest na podstawie płatnej umowy zlecenia — składki ZUS są takie jak w przypadku każdej umowy zlecenia,

• osoba współpracująca, pracuje jednocześnie u innego pracodawcy — w takim przypadku obowiązuje jedynie składka na ubezpieczenie zdrowotne (warunkiem jest: wynagrodzenie u innego pracodawcy równe minimalnej najniższej krajowej).

Osoba współpracująca — zaliczki na podatek dochodowy

Jeżeli osoba współpracująca pobiera wynagrodzenie za swoją pracę, przedsiębiorca zobowiązany jest do wyliczenia oraz opłacenia zaliczek na podatek dochodowy (PIT-4).

Kończąc rok podatkowy, przedsiębiorca musi również przygotować formularze:

• 3 egzemplarze formularza PIT-11 (dla pracodawcy, pracownika, Urzędu Skarbowego)

• 2 egzemplarze PIT-4R (dla pracodawcy i Urzędu Skarbowego).

Praca wykonywana bezpłatnie przez członka rodziny zwalnia przedsiębiorcę z obowiązku sporządzania wspomnianych wcześniej formularzy oraz stanowi dla przedsiębiorcy przychód z nieodpłatnych świadczeń. Oprócz tego, jeśli prace te są wykonywane przez osobę należącą do I lub II grupy podatkowej, przychód taki może zostać zwolniony z opodatkowania.

I grupa podatkowa obejmuje: małżonka, zstępnych (dzieci, wnuki itd.), wstępnych (rodziców, dziadków itd.), pasierbów, zięciów, synowe, rodzeństwo, ojczymów, macochy oraz teściów.
II grupa podatkowa obejmuje: zstępnych rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, zstępnych oraz małżonków pasierbów, małżonków rodzeństwa i rodzeństwo małżonków, małżonków rodzeństwa małżonków, małżonków innych zstępnych.