Czy faktura proforma jest dokumentem księgowym? Sprawdź, co na ten temat mówią eksperci!

Faktury są nieodłącznym elementem w obrocie gospodarczym na całym świecie. Należą do dokumentów księgowych, które służą do udokumentowania sprzedaży towarów lub usług w obrocie gospodarczym. Faktury umożliwiają sprzedawcom i nabywcom śledzenie kosztów i dochodów, a także moment powstania obowiązku podatkowego. Istnieją różne rodzaje faktur, takie jak faktury VAT i faktura pro forma, a każda z nich ma swoje specyficzne zastosowanie. W tym artykule omówimy różnicę miedzy faktura pro forma a zwykłą fakturę Vat.

Czytaj też: Taśmy transporterowe i co je wyróżnia

Faktura proforma a faktura VAT – czym się różnią?

Faktura proforma i faktura VAT to dwa różne rodzaje dokumentów, które służą do udokumentowania sprzedaży towarów lub usług.

Faktura proforma to dokument wystawiany przez sprzedawcę przed dokonaniem faktycznej transakcji. Jest to rodzaj wstępnej faktury, która informuje klienta o kosztach zakupu przed ostatecznym zawarciem umowy sprzedaży. Faktura proforma nie stanowi dokumentu księgowego i nie ma charakteru rozliczeniowego. W związku z tym nie jest ona uwzględniana w księgach rachunkowych sprzedawcy i klienta. Wystawienie faktury proforma nie powoduje powstania obowiązku podatku Vat.

Faktura VAT jest dokumentem księgowym, który ma na celu potwierdzenie transakcji sprzedaży towarów lub usług. Jest to istotny dokument zarówno dla sprzedawcy, jak i dla nabywcy, ponieważ służy do udokumentowania prawidłowego rozliczenia podatkowego.

Ważne informacje, które powinny znaleźć się na fakturze VAT, to:

1. Nazwa i adres sprzedawcy oraz nabywcy — informacje identyfikujące obie strony transakcji.

2. Numer identyfikacyjny podatnika VAT — unikalny numer przypisany sprzedawcy lub nabywcy przez organ podatkowy.

3. Data wystawienia faktury — dokładna data, w której faktura została sporządzona.

4. Opis sprzedanych towarów lub usług - szczegółowy opis towarów lub usług objętych transakcją.

5. Ilość, cena jednostkowa, wartość netto i brutto — informacje dotyczące ilości sprzedanych towarów lub usług, ich ceny jednostkowej, wartości netto (bez podatku VAT) i wartości brutto (z uwzględnieniem podatku VAT).

6. Wysokość podatku VAT — kwota podatku VAT, która została doliczona do wartości netto.

Wystawienie faktury VAT generuje obowiązek podatkowy, co oznacza, że sprzedawca ma obowiązek odprowadzić odpowiedni podatek VAT do właściwego organu podatkowego. Nabywca natomiast może odliczyć doliczony podatek VAT od swojego podatku należnego, jeśli jest podatnikiem VAT.

Ważne jest, aby faktury VAT były sporządzone zgodnie z obowiązującymi przepisami, aby uniknąć problemów podatkowych i umożliwić prawidłowe rozliczenie transakcji.

Faktura proforma a VAT — najważniejsze różnice

Główną różnicą między fakturą proforma a fakturą VAT jest to, że faktura proforma nie ma wartości rozliczeniowej i nie ma wpływu na podatek VAT - nie stanowi dowodu księgowego, natomiast faktura VAT jest dokumentem księgowym, który wpływa na wysokość podatku VAT, który musi być odprowadzony do urzędu skarbowego. Ponadto, faktura VAT jest wymagana w przypadku transakcji, które podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT, natomiast faktura proforma jest dobrowolnym dokumentem, który może być użyteczny w negocjacjach z klientem przed finalizacją transakcji.

Jak wystawić fakturę proforma?

Wystawienie faktury proforma jest stosunkowo proste i polega na podobnych krokach, jak przy wystawianiu standardowej faktury. Elementy faktury pro forma:

1. Nagłówek faktury — należy w nim umieścić swoje dane, takie jak nazwa lub firma, adres, numer NIP, a także numer i datę faktury.

2. Dane klienta — należy wpisać imię i nazwisko lub nazwę firmy oraz adres klienta.

3. Opis towarów lub usług — należy opisać dokładnie towar lub usługę, którą chcemy sprzedać, wraz z ich ilością i ceną jednostkową.

4. Podsumowanie kosztów — należy podać łączną wartość towarów lub usług, a także koszt dostawy, podatek VAT i łączny koszt faktury.

5. Termin płatności – należy określić termin, w którym klient musi uregulować należność.

6. Dane dotyczące dostawy – jeśli towar lub usługa wymaga dostawy, należy podać szczegóły dotyczące dostawy, takie jak koszt dostawy, adres dostawy i czas dostawy.

7. Podpis i pieczątka — faktura proforma powinna zostać podpisana przez osobę uprawnioną do wystawiania faktur, a także opatrzona pieczątką firmową.

Ważne jest, aby faktura proforma była wyraźna i zrozumiała dla klienta, a także aby zawierała wszystkie wymagane przez prawo informacje.

W jakim celu wystawia się fakturę pro forma?

Faktura proforma jest dokumentem handlowym, który jest wystawiany przed dokonaniem faktycznej sprzedaży towarów lub usług. Głównym celem wystawienia faktury proforma jest informacja dla potencjalnego kontrahenta na temat kosztów planowanej transakcji, aby klient mógł dokonać wyboru czy chce kupić dany towar lub usługę i na jakich warunkach.

Faktury proforma często są używane w sytuacjach, gdy transakcja wymaga uzgodnienia szczegółów z klientem, takich jak ilość towaru, koszt dostawy lub inne warunki transakcji. W takich przypadkach faktura proforma umożliwia klientowi oszacowanie całkowitego kosztu transakcji i uzyskanie bardziej szczegółowej wiedzy na temat planowanej transakcji.

Innymi słowy, faktura proforma służy jako wstęp do finalizacji transakcji. Przykładowo: sprzedawca usługi daje klientowi informacje na temat planowanego kosztu, co pozwala mu na podjęcie decyzji o zakupie lub rezygnacji z transakcji. W przypadku, gdy klient decyduje się na dokonanie zakupu, faktura proforma może zostać przekształcona w fakturę VAT, która jest dokumentem rozliczeniowym, potwierdzającym dokonanie faktycznej transakcji.

Pro forma jako wezwanie do zapłaty

Faktura proforma nie może być traktowana jako wezwanie do zapłaty. Faktura proforma jest jedynie dokumentem informacyjnym, który przedstawia planowane koszty transakcji i nie może być używany do żądania zapłaty za towary lub usługi.

Wezwanie do zapłaty musi być oparte na fakturze VAT lub innym dokumencie rozliczeniowym, który potwierdza dokonanie faktycznej transakcji. Wezwanie do zapłaty musi zawierać m.in. dane sprzedawcy i nabywcy, opis towarów lub usług, termin płatności oraz kwotę do zapłaty.

Wątpliwości przedsiębiorców dotyczące obowiązku podatkowego

Wystawienie faktury proforma nie powinno budzić wątpliwości co do obowiązku podatkowego, ponieważ faktura proforma nie jest dokumentem rozliczeniowym, a jedynie informacyjnym. Jej wystawienie nie zobowiązuje przedsiębiorcy do opodatkowania danej transakcji i nie stanowi podstawy do naliczenia podatku VAT. Obowiązek podatkowy nie występuje.

Jednakże należy pamiętać, że przedsiębiorcy są zobowiązani do wystawienia faktury VAT w momencie dokonania sprzedaży towarów lub usług na rzecz innych przedsiębiorców lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. W przypadku, gdy faktura proforma zostanie przekształcona w fakturę VAT, przedsiębiorca jest zobowiązany do naliczenia i odprowadzenia podatku VAT. Zgodnie z obowiązującymi przepisami czynność taka powoduje powstania obowiązku podatkowego.

Podmiot wystawiający powinien również pamiętać, że faktura proforma musi zawierać wszystkie niezbędne informacje, takie jak strony transakcji, opis towarów lub usług, cena, sposób płatności, itp. Faktura proforma musi być wystawiona w sposób zgodny z wymaganiami prawnymi, aby była wiarygodnym dokumentem handlowym jako dowód księgowy.

Doradca podatkowy pomoże Ci w razie niepewności!

Jeżeli masz wątpliwości co do obowiązków podatkowych, warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub z organem podatkowym w celu uzyskania jasnych wytycznych dotyczących konkretnych przypadków.

Tekst zawiera link sponsorowany