BlogAdres w działalności gospodarczej jednoosobowej — to warto wiedzieć!
Jesteś Przedsiębiorcą? Zastanawiasz się czy musisz posiadać stałe miejsce prowadzenia swojej działalności? Czy wiesz jaki adres zgłosić do rejestru przedsiębiorców? A czym różni się adres prowadzenia działalności od adresu siedziby firmy? Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się jakie masz obowiązki związane z adresem swojej działalności.
Czy firma musi mieć siedzibę?
Każda działalność gospodarcza zakładana w Polsce powinna mieć swoją siedzibę. Istnieją jednak pewne wyjątki od tej reguły. Posiadanie stałej siedziby działalności gospodarczej nie jest konieczne w sytuacji, gdy usługi świadczone przez firmę mają charakter mobilny i wykonywane są np. u klientów mieszkających w różnych miastach czy województwach. Warto zauważyć również, że siedziba przedsiębiorstwa nie musi być tym samym miejscem co miejsce wykonywania działalności gospodarczej.
Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, mają możliwość zaznaczenia we wniosku CEIDG opcji: "Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej", jeśli nie posiadają stałego miejsca prowadzenia działalności. W takim przypadku nie muszą wskazywać adresu siedziby firmy. Muszą za to wskazać adres do doręczeń, na który to przesyłana będzie do nich korespondencja urzędowa np. z ZUS-u czy urzędu skarbowego. Oprócz tego każdy z przedsiębiorców ma obowiązek wskazania miejsca, przechowywania dokumentacji rachunkowej – jednak może ono być inne, niż adres siedziby firmy czy miejsce, gdzie realizuje ona swoje działania biznesowe.
Obowiązkowo, siedzibę firmy muszą wskazać przedsiębiorcy, którzy prowadzą swoją działalność w formie spółki cywilnej, spółki handlowej czy spółki z o.o. W spółce cywilnej siedziba jest jednocześnie adresem prowadzenia działalności gospodarczej. Natomiast jeżeli chodzi o spółki handlowe, obowiązkowe jest wskazanie we wniosku wpisu do KRS-u, miejscowości, na której terenie znajduje się organ zarządzający w tej spółce.
Siedziba firmy — PIT i VAT
Właściwość terytorialna urzędu skarbowego dla jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest ściśle uzależniona od siedziby firmy, ale od miejsca zamieszkania przedsiębiorcy. Oznacza to, że rozliczanie podatku dochodowego i VAT będzie odbywać się w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca zamieszkania przedsiębiorcy.
Natomiast, w przypadku spółek cywilnych, właściwość urzędu skarbowego jest ustalana na podstawie adresu siedziby firmy. Spółki cywilne są traktowane jako osobne podmioty gospodarcze, dlatego też rozliczenia podatkowe odbywają się w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca siedziby spółki.
Adresy w jednoosobowej działalności gospodarczej
Przedsiębiorcy, zakładając działalność gospodarczą i wypełniając formularz CEIDG-1, mają obowiązek podania różnych adresów, takich jak: adres zamieszkania, adres do doręczeń, stałe miejsce prowadzenia działalności oraz ewentualne dodatkowe miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Dlatego tak ważne jest, żeby osoby prowadzące działalność posiadały wiedzę na temat prawidłowego wskazywania adresów, i konsekwencji z tym związanych. W artykule pokażemy, jak należy właściwie określić te adresy w kontekście działalności gospodarczej.
Adres zamieszkania to adres, pod którym przedsiębiorca faktycznie mieszka. To ważna kwestia z punktu widzenia kontaktu z urzędami i organami administracji publicznej. Adres ten powinien być aktualny oraz zgodny z miejscem faktycznego zamieszkania przedsiębiorcy. W przypadku zmiany adresu zamieszkania należy dokonać odpowiedniej aktualizacji w rejestrze CEIDG. Adres zamieszkania jest podstawowym kryterium ustalenia właściwości miejscowej urzędu skarbowego.
Adres do doręczeń jest adresem, na który wysyłane są pisma urzędowe, decyzje administracyjne oraz korespondencja związana z prowadzeniem działalności. Może to być adres zamieszkania przedsiębiorcy lub inny adres wskazany przez niego, w którym będzie możliwy odbiór korespondencji. Zgodnie z art. 133 § 21 k.p.c. pisma procesowe lub orzeczenia dla przedsiębiorcy, który wpisany jest do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, doręcza się na adres do doręczeń udostępniony w CEIDG, chyba że przedsiębiorca wpisał inny adres do doręczeń. Pisma doręczone przedsiębiorcy na adres wskazany przez niego w CEIDG wywołują skutek prawny. Nie ma możliwości powołania się na to, że powyższy adres uległ zmianie, jednak nie zmieniono tego w ewidencji. Doręczenie przesyłki na adres, wskazany w ewidencji może powodować u przedsiębiorcy utratę określonych praw, np. utratę prawa do wniesienia odwołania od decyzji administracyjnej.
Stałe miejsce prowadzenia działalności to adres prowadzenia działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę. Może to być mieszkanie przedsiębiorcy lub lokal wynajmowany w celu prowadzonej działalności gospodarczej. Adres powinien być zgodny z rzeczywistym miejscem, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza. Przedsiębiorca musi posiadać zgodę od najemcy na prowadzenie działalności gospodarczej w wynajmowanym lokalu. Jeżeli posiada kilka stałych miejsc prowadzenia działalności, powinien wszystkie je pokazać w rejestrze, wskazując jednocześnie jedno z nich jako miejsce główne prowadzenia działalności, a pozostałe z nich jako miejsca dodatkowe prowadzenia działalności gospodarczej. W przypadku zmiany miejsca prowadzenia działalności, konieczne jest dokonanie aktualizacji w CEIDG.
Dodatkowe miejsca prowadzenia działalności to miejsce wskazane przez przedsiębiorcę, w sytuacji, gdy prowadzi on swoją działalność jeszcze w innych miejscach, oprócz stałego miejsca prowadzenia działalności. Może to być przykładowo: adres biura, sklepu, magazynu czy innego miejsca związanego z działalnością. Wskazanie dodatkowych miejsc prowadzenia działalności umożliwia skuteczną komunikację z klientami i kontrahentami oraz ułatwia identyfikację przedsiębiorcy.
Jaki adres umieścić na fakturze?
Faktura powinna zawierać m.in.: datę wystawienia faktury; kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę; imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresy.
Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie określają dokładnie, jaki adres należy wpisać na fakturze. W przypadku osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą w miejscu innym, niż miejsce zamieszkania, adres wpisany na fakturze powinien być zgodny z dokonanym zgłoszeniem identyfikacyjnym. Powinien to być adres zamieszkania. W sytuacji jednak gdy osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej w miejscu swojego zamieszkania i posiada główne miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, na fakturze powinien być podany adres głównego miejsca, w którym prowadzona jest działalność.
Czym jest tytuł prawny do nieruchomości
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą powinny posiadać prawny tytuł do każdej nieruchomości, której adres został podany w rejestrze CEIDG. Największy zakres uprawnień zapewnia prawo własności, ale przedsiębiorca może być również współwłaścicielem danej nieruchomości, może posiadać prawo użytkowania wieczystego gruntu wraz z prawem własności budynków, mieć spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu czy też prawo prowadzenia działalności na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub użyczenia.
Minister właściwy do spraw gospodarki, prowadzący rejestr CEIDG, ma uprawnienia do weryfikacji, czy przedsiębiorcy faktycznie posiadają tytuł prawny do nieruchomości, podanych w rejestrze. Jeżeli istnieją do tego wątpliwości, przedsiębiorca może zostać wezwany do przedstawienia w terminie 7 dni, odpowiednich dokumentów potwierdzających tytuł prawny do nieruchomości.
Dokumentem, który może potwierdzać posiadanie tytułu prawnego do nieruchomości, mogą być:
-
umowa sprzedaży — sporządzona w formie aktu notarialnego lub w innej formie przewidzianej przez przepisy prawa cywilnego;
-
akt własności ziemi — dokument wydany przez właściwy organ administracji państwowej potwierdzający prawo własności do danej nieruchomości;
-
decyzja administracyjna — dokument wydany przez organ administracji publicznej potwierdzający prawo do korzystania z nieruchomości;
-
postanowienie sądu — dokument wydany przez sąd, który potwierdza prawo do nieruchomości;
-
wypis z księgi wieczystej — dokument wydany przez sąd rejestrowy, zawierający informacje o stanie prawnym nieruchomości i jej właścicielach;
-
umowa w formie pisemnej, która dotyczy dzierżawy, najmu lub użyczenia nieruchomości.
Nieodpłatne udostępnienie nieruchomości może mieć skutek w postaci powstania przychodu po stronie przedsiębiorcy. Przychód to wartość czynszu, który przedsiębiorca musiałby zapłacić, wynajmując dany lokal. Przychodu nie stanowi nieodpłatne użyczenie nieruchomości od:
-
małżonka, zstępnych, wstępnych, pasierba, zięcia, synowej, rodzeństwa, ojczyma, macochy oraz teściów;
-
zstępnych rodzeństwa, rodzeństwa rodziców, zstępnych i małżonków pasierbów, małżonków rodzeństwa i rodzeństwa małżonków, małżonków rodzeństwa małżonków, małżonków innych zstępnych.
Brak posiadania tytułu prawnego powoduje daleko idące konsekwencje w postaci wykreślenia wpisu z CEIDG, jak również na gruncie prawa podatkowego może być podstawą zakwestionowania wydatków rozliczonych w działalności gospodarczej związanych z używaniem nieruchomości.
Zmiana adresu prowadzenia działalności gospodarczej
Zgodnie z artykułem 16 ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (CEIDG), dane wpisane do CEIDG są domniemane jako prawdziwe. Oznacza to, że organy administracji publicznej, w tym Minister właściwy do spraw gospodarki, przypisują wiarygodność i prawdziwość tych danych. Przedsiębiorca ma obowiązek zgłaszania wszelkich zmian danych wpisanych do CEIDG. Dotyczy to szczególnie zmian takich jak imię, nazwisko, data urodzenia, nazwa firmy, informacje o obywatelstwie, adres do doręczeń, adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, dane kontaktowe oraz przedmiot wykonywanej działalności.
Zmian należy dokonywać w terminie 7 dni od dnia, w którym ta zmiana nastąpiła, składając wniosek CEIDG-1. Może okazać się również konieczna aktualizacja druku VAT-R, w sytuacji, gdy zmieniły się informacje, które nie były podawane w zgłoszeniu identyfikacyjnym oraz gdy zmieniła się właściwość urzędu skarbowego. Z art. 96 ust. 12 ustawy o VAT wynika, że zmiana adresu zamieszkania podatnika, która nie powoduje przejścia do innego urzędu skarbowego, nie wymaga aktualizacji zgłoszenia VAT-R.
Przedsiębiorca powinien mieć świadomość, że zaniechanie dokonania zmian w danych ewidencyjnych stanowi wykroczenie, którego znamiona określa art. 601 § 1 i 2 Kodeksu wykroczeń: kto wykonuje działalność gospodarczą bez wymaganego zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wpisu do rejestru działalności regulowanej lub bez wymaganej koncesji albo zezwolenia, albo nie dopełnia obowiązku zgłaszania do ewidencji działalności gospodarczej zmian danych objętych wpisem podlega karze ograniczenia wolności, albo grzywny.