Czym jest RMUA?

Do obowiązków każdego płatnika składek należy wystawianie co najmniej raz w roku na rzecz ubezpieczonych raportu ZUS RMUA. Do czego służy ten dokument, jakie zawiera informacje i co się stanie, jeśli pracodawca zaniecha jego wydawania?

Składki ZUS naliczane od wynagrodzenia każdego pracownika. Zapoznać się z nimi można w druku ZUS RMUA. Skrót RMUA oznacza Raport Miesięczny dla ubezpieczonego, nazywany jest też odcinkiem płacowym.

Druk ten służy udokumentowaniu, że pracownik podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu, a tym samym upoważnia do korzystania z publicznej opieki zdrowotnej oraz uprawnia do otrzymywania świadczeń zdrowotnych. Jest to imienny raport, który podaje dane na temat składek co miesiąc przekazywanych przez płatnika (pracodawcę) do zakładu ubezpieczeń społecznych.

Jakie informacje pracodawca jest zobowiązany przekazywać do ZUS-u? Istnieją proste sposoby na wygenerowanie tego dokumentu w postaci pasków płacowych. Nie ma możliwości wygenerowania miesięcznej informacji na temat ubezpieczonego pracownika bezpośrednio z systemu ubezpieczeń społecznych.

Przepisy nie definiują sposobu przekazania raportu. Oficjalny druk raportu rmua dostępny jest pod nazwą „informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej”. Formularz ten można otrzymać stacjonarnie – w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, a także z wersji elektronicznej na stronie ZUS-u.

Dlaczego przekazuje się RMUA?

Dokument ten potwierdza posiadanie uprawnień do świadczeń z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego chorobowego, wypadkowego, oraz naliczanie przez płatnika należnych składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Kto wystawia RMUA?

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych do wystawiania Raportu Miesięcznego Ubezpieczonego (druk RMUA) zobowiązany jest płatnik składek. Oznacza to, iż raport RMUA wypełnia pracodawca i dostarcza go pracownikowi.

W świetle obowiązujących regulacji prawnych obowiązkiem pracodawcy jest przekazywanie pracownikowi kompletu deklaracji rmua przynajmniej raz w roku w terminie - najpóźniej do dnia 28 lutego. W sytuacji, kiedy pracownik wyrazi chęć otrzymywania imiennych raportów częściej, przykładowo raz w miesiącu, płatnik składek nie będzie miał prawa odmówić.

Płatnik składek przekazuje ubezpieczonemu raport rmua w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły w terminie do dnia 28 lutego roku następnego. Przekazać go może na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego w formie dokumentu elektronicznego celem ich weryfikacji.

W przypadku kiedy pracodawca przekazuje RMUA co miesiąc, nie musi już wystawiać rocznego, zbiorczego raportu. Jeśli jednak zostanie on o to poproszony przez pracownika, nie będzie miał możliwości odmówienia. Jest to jeden z pracowniczych obowiązków, za niewypełnienie których grozi kara grzywny (nawet do 30 000 złotych!).

Forma zatrudnienia nie ma wpływu na obowiązek przekazywania raportu RMUA .W przypadku umowy zlecenia nie wszystkie rubryki formularza RMUA będą wypełnione, w zależności od indywidualnej sytuacji zleceniobiorcy nie będzie on musiał podlegać wszystkim formom ubezpieczenia.

Płatnik składek jest zwolniony z obowiązku przekazywania rocznej informacji dla osoby ubezpieczonej, jeśli zatrudnia zleceniobiorców, którzy podlegają wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Jakie informacje zawiera druk RMUA ?

Dokument ten powinien zawierać dane na temat poszczególnych miesięcy, odnosząc się do wynagrodzenia pracownika i wysokości odprowadzanych składek.

Druk RMUA jest ogólnodostępny dla wszystkich pracodawców na stronie internetowej zakładu ubezpieczeń społecznych.

Raport RMUA możemy składać w formie elektronicznej lub papierowej, powinien zawierać obowiązkowo następujące informacje:

1. Dane osoby ubezpieczonej (PESEL, NIP, nazwisko i imię).

2. Informacje dotyczące płatnika składek (numer NIP i REGON oraz nazwę skróconą płatnika).

3. Dane dotyczące ubezpieczeń i składek – zestawienie należnych składek w podziale na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe.

4. Dane o zasiłkach finansowanych z budżetu państwa, rodzajach i okresach przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconych zasiłkach, wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie Kodeksu pracy.

5. Symbol wojewódzkiego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego przekazywana jest składka na ubezpieczenie zdrowotne.

6. Dane dotyczące okresu, którego raport dotyczy (m-c/rok).

7. Podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej i pieczątka adresowa płatnika. W dolnej części formularza ZUS RMUA umieszczony jest pasek, który zawiera: dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej, dane dotyczące okresu, którego raport dotyczy, kod wojewódzkiego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej i pieczątka adresowa płatnika.

Pracownik, a także płatnik mogą zgłosić zmiany i wątpliwości co do poprawności danych zawartych w raporcie RMUA w ciągu 3 miesięcy od dnia otrzymania informacji o wysokości ubezpieczenia . Jeśli takowe nie zostaną zgłoszone, urząd traktuje raport jako obowiązujący.

Jak przekazać RMUA ?

Dokument ZUS RMUA pracodawca zobowiązany jest przekazywać pracownikowi minimum raz do roku. Dane zawarte w tym dokumencie powinny być zgodne ze stanem faktycznym. Przekazując RMUA do ZUS, musimy zawrzeć w dokumencie informacje o naliczanych składkach z podziałem na poszczególne miesiące. Z tej drugiej formy pracodawcy mogą skorzystać wyłącznie za zgodą pracownika.

Informacja taka nie musi być sporządzona koniecznie na formularzu ZUS-u RMUA. Pracodawca może przekazać informacje o ubezpieczeniu, składkach i świadczeniach w innej formie, może to być np. z paskiem wypłaty.

Płatnik może wygenerować tzw. pasek płacowy z programu komputerowego. Zakres danych na nim zawarty musi być zgodny z wymogami, jakie określa Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Osoba, która otrzymała dokument informacji potwierdzającej podleganie pod ubezpieczenia społeczne, zdrowotne może po jego przeanalizowaniu zgłosić swoje wątpliwości, np. co do nieprawidłowej wysokości składek. Zgłasza to na piśmie lub do protokołu, do płatnika składek wniosek o sprostowanie informacji zawartych w imiennym raporcie miesięcznym w terminie 3 miesięcy od otrzymania rocznej informacji potwierdzającej podleganie pod ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Pracodawca nie przekazuje RMUA. Co robić?

Niewywiązanie się przez pracodawcę z obowiązku wystawienia raportu RMUA jest równoznaczne z naruszeniem zapisu Kodeksu Pracy: “Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł”.

W przypadku, kiedy pracodawca zaniecha swych obowiązków i zaprzestanie wydawania pracownikowi raportów RMUA, ubezpieczony ma prawo zgłoszenia owego faktu do Państwowej Inspekcji Pracy.

Czy pracownik powinien mieć dostęp do swojego raportu RMUA?

Każdy pracownik powinien mieć dostęp do informacji dotyczących wysokości składek odprowadzanych przez pracodawcę. Ważne jest również, aby wiedzieć, jak długo przechowywać dokumenty ZUS RMUA w swoich teczkach. Jako płatnicy, mamy obowiązek corocznego przekazywania raportu pracownikom oraz do ZUS. Jednak na życzenie pracownika, dokument ten możemy także udostępnić w formie miesięcznej.

W informacji dla osoby ubezpieczonej należy uwzględnić identyfikator dokumentu, dane płatnika, kod oddziału NFZ, wymiar czasu pracy oraz szczegółowe zestawienie składek na ubezpieczenia społeczne.

Podsumowanie

RMUA to Raport Miesięczny Ubezpieczonego, imienny raport wystawiany przez płatnika składek ZUS. Jest to comiesięczne sprawozdanie z opłacania przez pracodawcę składek ubezpieczenia na rzecz pracownika lub zleceniobiorcy. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych określa warunki wydawania raportów ubezpieczenia. Pracodawca ma obowiązek przekazywania pracownikowi kompletu deklaracji RMUA przynajmniej raz w roku, ale może to robić częściej. Pracownik ma prawo do otrzymania druku RMUA na każde żądanie. Niewywiązanie się przez pracodawcę z obowiązku wystawienia raportu RMUA grozi karą grzywny. Raport RMUA pozwala pracownikowi skorzystać z publicznej opieki zdrowotnej. Pracownik ma prawo złożenia wniosku o sprostowanie informacji w raporcie RMUA, a pracodawca powinien w ciągu 60 dni poinformować pracownika na piśmie o sposobie rozpatrzenia wniosku.